Een geschil - ook wel terugboeking genoemd - is een formeel proces dat door de kaarthouder wordt gestart om een terugbetaling van een betaling te vragen. Veel voorkomende redenen voor terugboekingen zijn onder andere:
De klant herkent de transactie niet
De goederen/diensten waarvoor is betaald, zijn niet geleverd of nagekomen
Vermoedelijke frauduleuze activiteiten
Verantwoordelijkheid van de handelaar
Als bedrijf ben je verantwoordelijk voor het reageren op terugboekingsclaims. Je blijft aansprakelijk voor alle terugboekingsbedragen, vergoedingen en bijbehorende kosten.
Kennisgeving terugboeking & antwoord
Kennisgeving: Wanneer een kaarthouder een terugboeking initieert via hun bank, stelt Vivid je op de hoogte zodra we de terugboekingsmelding ontvangen.
Vereiste actie: Het is noodzakelijk om binnen de in de kennisgeving vermelde termijn op een van deze manieren te reageren:
Bewijsstukken indienen die de claim weerleggen (bijv. leveringsbewijzen of ondertekende contracten)
De terugboeking expliciet accepteren
Let op: Als je niet binnen de aangegeven termijn reageert, wordt dit beschouwd als een automatische acceptatie van de terugboeking.
Chargeback bedragen & terugbetalingen
Betwiste bedragen worden onmiddellijk na kennisgeving van je rekening afgeschreven, samen met de bijbehorende kosten. Als de terugboeking met succes wordt betwist (bijvoorbeeld als de bank die het bedrag heeft uitgegeven in je voordeel beslist), wordt het bedrag, exclusief eventuele kosten, teruggestort op je Vivid-rekening.
Vereisten voor het bijhouden van gegevens
Je bent wettelijk verplicht om gedetailleerde transactie- en aankoopdocumenten ten minste zes maanden na de transactiedatum te bewaren om een juiste afhandeling van terugboekingszaken te garanderen. Het is mogelijk dat deze periode moet worden verlengd, afhankelijk van lokale wetten of voorschriften.
Belangrijkste opmerkingen voor bedrijven
Fraudepreventietools verminderen de risico's, maar nemen de aansprakelijkheid bij terugboekingen niet weg
De uitkomst van terugboekingsgeschillen is afhankelijk van het beleid van de uitgevende bank, niet van het betalingsverwerkingssysteem van Vivid