Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch die Abgabe deiner Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) mit Vivid Steuer.
Bitte beachte: Vivid Steuer ist eine Self-Filing-Software für Selbständige in Deutschland. Wir können dich bei den einzelnen Schritten des Abgabeprozesses unterstützen, dürfen aber keine persönliche Steuerberatung leisten. Wenn du unsicher bist, ob bestimmte Regeln auf deine Situation zutreffen, wende dich bitte an eine:n unabhängige:n Steuerberater:in.
Glossar – wichtige Begriffe
UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung): Die periodische Umsatzsteuererklärung (monatlich/vierteljährlich).
Umsatzsteuer (Output USt): Umsatzsteuer, die du auf Verkäufe erhebst.
Vorsteuer (Input USt): Umsatzsteuer, die du auf Einkäufe gezahlt hast und und ggf. zurückfordern kannst.
Reverse Charge: Verlagerung der Steuerschuldnerschaft vom Leistungserbringer auf den Leistungsempfänger innerhalb der EU.
Nullmeldung: UStVA mit ausschließlich Nullen – in manchen Fällen auch ohne Geschäftstätigkeit erforderlich.
1. Vor dem Start: Checkliste
Berechtigung: Du bist als Selbständige:r oder Einzelunternehmer:in in Deutschland für Umsatzsteuer registriert und hast einen Pro- oder Pro+-Tarif.
Steuernummer: Du hast eine gültige Steuernummer für deine Tätigkeit.
Zeitraum & Häufigkeit: Du weißt, welchen Zeitraum du meldest (z. B. September oder Q3). Die App zeigt dir die jeweilige Frist in deutscher Zeit.
Transaktionen vorbereitet: Deine Vivid-Transaktionen sind geprüft und finalisiert; du kannst auch manuell Transaktionen hinzufügen oder weitere Bankkonten anbinden.
Belege: Lade Belege zu den Transaktionen hoch, die du im Steuerbericht berücksichtigen möchtest. Belege werden nicht an das Finanzamt übermittelt, sie dienen ausschließlich deiner Buchhaltung.
2. Vivid Steuer öffnen & Zeitraum wählen
In der Vivid-App
Vom Hauptbildschirm nach unten scrollen bis zum Steuern-Widget.
Klicke auf Steuern.
Oder: Gehe oben rechts zu Alle Services.
Klicke auf den Bereich Buchhaltung.
Klicke auf Steuern.
Oder: Gehe unten auf die Registerkarte Transaktionen.
Wechsle oben zur Registerkarte Buchhaltung.
Klicke auf Steuern.
Schließe das Onboarding ab und lies die Nutzungsbedingungen.
Wähle die Steuererklärung, die du einreichen möchtest.
Überprüfe die angezeigte Fälligkeit. Wenn sich deine Einreichungshäufigkeit kürzlich geändert hat, stelle sicher, dass dies in deinem Profil reflektiert ist.
Im Web-Interface
Gehe auf die Registerkarte Steuern vom Startbildschirm.
Oder: Gehe zum Steuern-Widget.
Klicke auf Steuern.
Oder: Gehe zur Registerkarte Transaktionen unten.
Klicke auf Buchhaltung.
Klicke auf Steuern.
Schließe das Onboarding ab und lies die Nutzungsbedingungen.
Wähle die Steuererklärung, die du einreichen möchtest.
Überprüfe die angezeigte Fälligkeit.
3. Daten prüfen & vorbereiten
Vivid füllt Summen aus deinen finalisierten Transaktionen automatisch vor. Beginne mit der Überprüfung im Tab Buchhaltung.
Wie funktioniert das Vorbefüllen?
Wir nutzen deine finalisierten Vivid-Transaktionen und Belege als Buchungssätze, die du jederzeit anpassen kannst. Nicht geprüfte oder nicht freigegebene Transaktionen fließen nicht in die Steuererklärung ein.
Wichtig: Belege dienen nur der Vorbefüllung deiner Steuererklärung. Sie werden bei der Abgabe nicht an das Finanzamt übermittelt.
Transaktionen prüfen & bearbeiten
Wähle die Kategorie der Einnahme/Ausgabe.
Wähle das Land des Kunden/Lieferanten.
Wähle die zutreffende Umsatzsteuer:
Inlandsumsätze 19 %
Inlandsumsätze 7 % (z. B. bestimmte kreative/gedruckte Werke, Lebensmittel, Bücher – prüfe die Anwendbarkeit)
Keine Umsatzsteuer gezahlt (z. B. EU-Reverse-Charge)
Umsatzsteuerbefreite Umsätze (z. B. bestimmte Tätigkeiten nach §4 UStG)
Lade den Beleg hoch.
Die App übernimmt die UStVA-Zuordnung. Du musst keine Zeilencodes kennen – wähle einfach die richtigen Kategorien.
Reverse Charge behandeln
Reverse Charge bedeutet, dass du Umsatzsteuer auf den Einkauf schuldest und diese gleichzeitig als Vorsteuer abziehen kannst, sofern abzugsfähig.
Typische Fälle für Freelancer: EU-B2B-Digitalservices/Ads/SaaS (z. B. Google Ads, Meta, Figma): Lieferantenrechnungen ohne deutsche Umsatzsteuer, oft mit deiner USt-IdNr.
So kategorisieren in Vivid:
Öffne die Transaktion.
Wähle das Land des Lieferanten.
Falls der Lieferant in der EU ist, ändern sich die Umsatzsteuer-Eingaben.
Wähle, ob Umsatzsteuer gezahlt wurde und wie hoch sie wäre, wenn der Einkauf im Inland erfolgt wäre.
Reverse Charge bei Betriebsausgaben beeinflusst die Steuerlast nicht, wenn du kein Kleinunternehmer bist.
Beispiel:
Rechnung €100, keine Umsatzsteuer berechnet.
App erfasst €19 Umsatzsteuer als Schuld an das Finanzamt (Reverse Charge).
Dieselben €19 werden als Vorsteuer erfasst.
Nettoeffekt = €0, aber beide Seiten werden gemeldet.
4. Fehlende Transaktionen hinzufügen
Manche Umsätze oder Ausgaben können außerhalb deines Vivid-Kontos stattfinden. Diese kannst du dennoch in Vivid Steuer erfassen.
Option 1: Manuell hinzufügen
Lade ein Dokument hoch oder gib Daten manuell ein. Alle Parameter können angepasst werden, um viele USt-Szenarien abzudecken.
Option 2: Anderes Bankkonto verbinden
Wenn du mehrere Bankkonten hast, kannst du sie über Open-Banking mit Vivid verbinden.
5. Steuererklärung validieren
Du kannst die Erklärung auf zwei Arten prüfen:
Ansicht mit Beschreibungen der einzelnen Steuerpositionen; Klick zeigt dir die zugehörigen Buchungssätze
Ansicht der vollständig ausgefüllten Erklärung, wie sie an das Finanzamt übermittelt wird.
Wenn alles korrekt aussieht: weiter.
6. Abgabe in der App
Lies die Erklärung und bestätige.
Tippe auf Einreichen. Deine UStVA wird elektronisch gesendet – kein persönlicher Elster-Login nötig.
Falls gewünscht, lade die Bestätigung herunter.
Glückwunsch, eine Sorge weniger für heute!
7. Nach der Einreichung: Zahlen oder Rückerstattung abwarten
Wenn eine Zahlung fällig ist:
Überweise den Betrag an das Finanzamt bis zum Fälligkeitsdatum.
Falls ein SEPA-Mandat vorliegt – das Finanzamt bucht automatisch ab.
Ohne SEPA: – überweise manuell an die Bankverbindung deines Finanzamts. Wichtig: Steuernummer und Name/Zeitraum der Erklärung im Verwendungszweck angeben (z. B. „22/333/55555 . USt Q2-25“).
Wenn eine Rückerstattung fällig ist:
Warte auf die Bearbeitung. Die Dauer variiert je nach Finanzamt.
Kann ich meine Steuererklärung exportieren?
Ja, du kannst jedes Dokument in der App exportieren, indem du die hier beschriebenen Schritte befolgst.