Mit Vivid Business kannst du professionelle Preisangebote — Angebote — für deine Kunden direkt im selben Rechnungsbereich erstellen, den du bereits verwendest. Sobald ein Kunde einem Angebot zustimmt, kannst du es mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln.
Was ist ein Angebot?
Ein Angebot ist ein Preisangebot, das du einem Kunden sendest, bevor eine Arbeit beginnt. Im Gegensatz zu einer Rechnung begründet ein Angebot keine Zahlungsverpflichtung und hat keine buchhalterischen oder steuerlichen Auswirkungen. Es ist lediglich eine Möglichkeit, deinen Preis mitzuteilen, bevor der Kunde sich festlegt. Wenn ein Kunde zustimmt, wandelst du das Angebot in eine Rechnung um — und die Zahlung erfolgt auf Basis der Rechnung.
Wer kann es nutzen?
Angebote stehen allen Vivid Business-Kunden mit Sitz in Deutschland zur Verfügung. Die Funktion ist für die Rollen Inhaber, Admin und Assistent zugänglich.
Wichtigste Vorteile
Alles an einem Ort: Verwalte deine Angebote und Rechnungen gemeinsam im selben Bereich Einnahmen → Rechnungsstellung, mit einem Typfilter, um sie separat anzuzeigen.
Einheitliches Branding: Angebote verwenden dieselben Vorlageneinstellungen wie deine Rechnungen — Logo, Farbschema und Sprache.
Umwandlung mit einem Klick: Wandle ein akzeptiertes Angebot in einen Rechnungsentwurf um, ohne Daten erneut eingeben zu müssen.
Eigene Nummerierung: Angebote verwenden eine eigene Q-…-Nummernserie, damit deine Rechnungsnummerierung sauber und ununterbrochen bleibt.
Wie erstelle ich ein Angebot?
Angebote können nur über das Vivid Business Web Interface erstellt werden.
Gehe in der Seitenleiste zu Einnahmen → Rechnungsstellung.
Klicke auf + Erstellen und wähle Angebot.
Kundendaten eingeben: Wähle einen gespeicherten Kunden aus dem Dropdown-Menü aus oder gib den Namen, die E-Mail-Adresse, die Anschrift und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (optional) eines neuen Kunden ein.
Positionen hinzufügen: Gib für jeden Artikel oder jede Dienstleistung eine Beschreibung, Menge, Preis, Einheitstyp und Mehrwertsteuerbetrag (falls zutreffend) ein. Du kannst mehrere Positionen hinzufügen. Der Gesamtbetrag wird automatisch berechnet.
Gültigkeitsdatum festlegen: Dies gibt an, wie lange dein Preisangebot gültig ist. Es erscheint auf dem Angebots-PDF und ist kein Zahlungsfälligkeitsdatum.
Füge deine Steuerinformationen hinzu (Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).
Angebot prüfen und ausstellen. Nach dem Ausstellen kannst du es als PDF herunterladen oder den Angebotslink teilen.
Um das Angebot mit deinem Kunden zu teilen, lade das PDF herunter und sende es direkt, zum Beispiel per E-Mail.
Wie verwalte ich Angebote?
Einen Angebotsentwurf bearbeiten oder löschen: Öffne das Angebot aus der Liste und wähle Angebot bearbeiten oder Angebot löschen. Nur Angebotsentwürfe können bearbeitet oder gelöscht werden.
Ein akzeptiertes Angebot in eine Rechnung umwandeln: Öffne das ausgestellte Angebot und wähle In Rechnung umwandeln. Bitte beachte, dass Angebote einen Status haben (Akzeptiert oder Abgelehnt). Nur ein akzeptiertes Angebot kann in eine Rechnung umgewandelt werden. Dabei wird ein neuer Rechnungsentwurf mit denselben Daten und einer neuen Rechnungsnummer erstellt. Angebot und Rechnung bleiben verknüpft und sind beide in deiner Liste sichtbar. Prüfe den Rechnungsentwurf und stelle ihn wie gewohnt aus.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Angebot und einer Rechnung?
Ein Angebot ist ein Preisangebot — es hat keinen Zahlungslink, keine buchhalterischen Auswirkungen und begründet keine Verpflichtung. Eine Rechnung ist die eigentliche Zahlungsaufforderung. Wenn ein Kunde einem Angebot zustimmt, wandelst du es in eine Rechnung um — und die Rechnung wird bezahlt.
Kann mein Kunde ein Angebot bezahlen?
Nein. Angebote sind nicht zahlbar. Es gibt keinen Zahlungslink und keine Kartenzahlungsoption für ein Angebot. Sobald das Angebot vereinbart ist, wandle es in eine Rechnung um, um die Zahlung einzuziehen.
Behält die Rechnung die Angebotsnummer?
Nein. Die neue Rechnung erhält die nächste Nummer in deiner Rechnungsserie. Das Angebot behält seine Q-…-Nummer, und beide Dokumente bleiben in deiner Liste verknüpft.
Was bedeutet „Gültig bis"?
Dies gibt an, wie lange dein Preisangebot gültig ist — es wird auf dem Angebots-PDF angezeigt. Es ist kein Zahlungsfälligkeitsdatum.
Kann ich ein Angebot nach dem Ausstellen noch bearbeiten?
Nein. Nur Angebotsentwürfe können bearbeitet werden. Wenn du nach dem Ausstellen Änderungen vornehmen musst, lösche das Angebot und erstelle ein neues.
Hat ein Angebot Auswirkungen auf meine Buchhaltung oder Steuern?
Nein. Nur Rechnungen werden für Buchungszwecke erfasst. Ein Angebot hat keine steuerlichen Auswirkungen, bis es in eine Rechnung umgewandelt wird.
Warum sehen meine Angebotsnummern anders aus als meine Rechnungsnummern?
Angebote verwenden bewusst eine eigene Q-…-Nummernserie, damit deine Rechnungssequenz nicht beeinträchtigt wird.