Alle Rechnungen und Belege an einem Ort zu haben, ist entscheidend für eine genaue Transaktionsdokumentation. Du könntest in folgenden Situationen auf diese Notwendigkeit stoßen:
Als Assistent:in: Du benötigst Zahlungsnachweise oder Kartenbelege für Buchhaltungs- oder Rechtszwecke.
Als Admin oder Kontoinhaber:in: Du möchtest alle Belege und Rechnungen für die Transaktionen in deinem Geschäftskonto überprüfen.
Um dies zu erleichtern, hat Vivid Business eine Funktion eingeführt, die es Kund:innen ermöglicht, alle Dokumente im Zusammenhang mit Transaktionen hochzuladen.
Diese Funktion stellt sicher, dass alle Teammitglieder, ob Kontoinhaber:in, Admin oder Assistent:in, einfach auf diese Dokumente zugreifen, sie überprüfen, löschen und bei Bedarf herunterladen können, was das Dokumentenmanagement verbessert. Du kannst sogar den Initiator der Transaktion bitten, die erforderlichen Dokumente hochzuladen.
Du kannst deine Transaktionsrechnung oder deinen Beleg entweder in der App oder im Web hochladen.
Gehe einfach wie folgt vor:
Öffne dein Geschäftskonto
Navigiere zu Transaktionen
Webinterface: 'Transaktionen' befindet sich im linken Seitenmenü.
Vivid Money App: Das Menü 'Transaktionen' findest du unten in der Mitte deines Bildschirms.
Wähle die gewünschte Transaktion
Wähle die Transaktion aus, zu der du eine Rechnung oder einen Beleg oder ein anderes Dokument hochladen möchtest.
Rechnungen oder Belege hochladen
Klicke auf ‘Rechnungen oder Belege hinzufügen’.
Wähle Dateien von deinem Laptop oder Handy. Wenn du das Webinterface verwendest, kannst du den QR-Code scannen, um Dateien von deinem Handy hochzuladen.
Wenn du nicht der Initiator der Transaktion bist, kannst du den Initiator bitten, Dokumente hochzuladen, indem du auf 'Dokument anfordern' klickst. Diese Aktion benachrichtigt den Initiator.
Speichern und Zugreifen
Klicke auf ‘Speichern’. Du und deine Teammitglieder können die hochgeladenen Dokumente jederzeit aus dem Geschäftskonto einsehen.
Um hochgeladene Dateien zu löschen, klicke erneut auf die Transaktion und wähle das 'Papierkorb'-Symbol neben den Dateien.
Sobald du ein Dokument hochgeladen hast, kannst du für jede Transaktion in deinem Geschäftskonto eine Notiz hinzufügen. Das Hinzufügen von Notizen ist optional, aber nützlich, um zusätzliche Informationen zur Transaktion hinzuzufügen.
Welche Dateitypen werden für den Nachweis von Transaktionen/Belegen akzeptiert?
Dateikriterien
Dateigrößenlimit: 10 MB
Unterstützte Formate: PDF, JPEG, PNG
Maximale Anzahl von Dateien pro Transaktion: 5
Notizkriterien
Maximale Anzahl an Zeichen: 150
Erlaubte Symbole: Lateinische Buchstaben, Zahlen, /-?:()., +
Einschränkungen: Symbole /-:() dürfen nicht am Anfang verwendet werden, / darf nicht am Ende stehen und // darf nirgends erscheinen.