El seguimiento y la gestión de los gastos empresariales son esenciales para una supervisión financiera eficaz. Vivid Business facilita el seguimiento de gastos con notificaciones en tiempo real, aprobaciones de transferencias, archivos adjuntos, límites de gasto e integraciones con tu software de contabilidad—todo en una cuenta empresarial simplificada.
Así Ayuda Vivid Business a Gestionar los Gastos
Notificaciones en Tiempo Real
Mantente informado de todas las transacciones entrantes y salientes con notificaciones instantáneas, en la aplicación o por correo electrónico, para transferencias iniciadas por ti o tu equipo. Supervisa todas las actividades fácilmente desde cualquier lugar. Personaliza las notificaciones para recibirlas solo en la aplicación o tanto en la aplicación como por correo electrónico.Flujo de Aprobación de Transferencias
Nuestro proceso de aprobación de transferencias en dos pasos incluye solicitudes y revisiones, cumpliendo con el principio de cuatro ojos. Los asistentes necesitan la aprobación de un Propietario o Admin, mientras que los Propietarios y Admins pueden elegir si desean aprobación o proceder directamente con las transferencias.Beneficios Clave de la Aprobación de Transferencias:
Doble Verificación: Añade precisión a los pagos salientes.
Delegación de Tareas: Asigna a miembros del equipo, como gerentes financieros, para supervisar las transacciones diarias, manteniendo el control mediante aprobaciones requeridas.
Adjuntar Facturas para Registros Precisos
Es vital mantener un registro de facturas y recibos para cada transacción. La función de carga de documentos permite adjuntar fácilmente documentos esenciales a las transacciones, evitando errores y centralizando los archivos.Asistentes: pueden subir comprobantes de pago para contabilidad o fines legales.
Admins y Propietarios: pueden revisar recibos y facturas en la cuenta empresarial.
Todos los miembros del equipo pueden ver, descargar o eliminar documentos según sea necesario y solicitar directamente al iniciador de la transacción que cargue documentos para una gestión de archivos simplificada.
Extractos de Cuenta Personalizables
Descarga el extracto de cuenta en cualquier momento en formato PDF, MT940 o CSV, compatible con la mayoría de software de contabilidad. Personaliza los extractos por:Cuenta: Selecciona cuentas específicas.
Período: Elige el mes actual, mes anterior, por trimestre (Q1-Q4) o fechas personalizadas.
Idioma: Los extractos están disponibles en inglés, francés, alemán, italiano y español.
Para el formato CSV, personaliza el formato de fecha, separadores de números y columnas, y selecciona campos de datos específicos.
Seguimiento de Gastos en Tiempo Real con Integración Contable
Sincroniza tu cuenta empresarial directamente con software de contabilidad, como DATEV, sevDesk, Commitly, Finanzguru y Puls Project, para un seguimiento de gastos en tiempo real.Configuración de Tarjetas y Límites de Gastos
Como Admin o Propietario, puedes emitir tarjetas para miembros del equipo, establecer límites mensuales de retiro y gasto, y personalizar permisos de transacción (por ejemplo, pagos en línea, pagos sin contacto, retiros en cajeros). Mantén el control total de la configuración de tarjetas y gastos, incluso si no eres el titular de la tarjeta.