Tener todas tus facturas y recibos en un solo lugar es vital para mantener registros de transacciones precisos. Puedes encontrarte en situaciones donde:
Como Asistente: Necesitas comprobantes de transacciones o recibos de pagos con tarjeta para fines contables o legales.
Como Administrador o Titular: Quieres revisar todos los recibos y facturas de las transacciones dentro de tu cuenta de empresa.
Para solucionar esto, Vivid Business ha introducido una función que permite a los clientes subir cualquier documento relacionado con la transacción.
Esta función asegura que todos los miembros del equipo, ya sean Titular, Administrador o Asistente, puedan acceder, revisar, eliminar y descargar estos documentos fácilmente, mejorando la gestión de archivos. Incluso puedes pedir al iniciador de la transacción que suba los documentos necesarios para una transacción en particular.
¿Has pagado con tu propio dinero? La subida de documentos es para transacciones realizadas desde tu cuenta de empresa. Para recuperar un gasto de empresa que pagaste tú, envía una solicitud de reembolso y adjunta el recibo a la solicitud. Para más información, consulta este artículo.
Puedes subir tu factura o recibo de transacción, ya sea en la aplicación o en la web.
Para hacerlo, simplemente sigue estos pasos:
Abre tu Cuenta de empresa
Ve a Transacciones
Interfaz Web: 'Transacciones' está en el menú lateral izquierdo.
Aplicación Vivid Money: Encuentra el menú 'Transacciones' en la parte inferior central de tu pantalla.
Selecciona la Transacción Deseada
Elige la transacción a la que quieres subir una factura, recibo u otro documento.
Sube Facturas o Recibos
Haz clic en ‘Añadir facturas o recibos’.
Elige archivos desde tu laptop o teléfono. Si usas la interfaz web, puedes escanear el código QR para subir archivos desde tu teléfono.
Si no eres el iniciador de la transacción, puedes pedir que suban los documentos haciendo clic en 'Solicitar documento'. Esto notificará al iniciador.
Guarda y Accede
Haz clic en ‘Guardar’. Tú y los miembros de tu equipo podrán ver los documentos subidos desde la cuenta de empresa en cualquier momento.
Para eliminar archivos subidos, haz clic en la transacción nuevamente y selecciona el ícono de 'papelera' junto a los archivos.
Una vez que hayas subido un documento, puedes añadir una nota para cada transacción en tu cuenta de empresa. Añadir notas es opcional pero útil para incluir información adicional sobre la transacción.
¿Qué tipos de archivo se aceptan para adjuntar comprobantes de transacciones/recibos?
Criterios para los archivos
Límite de tamaño de archivo: 10 MB
Formatos admitidos: PDF, JPEG, PNG
Número máximo de archivos por transacción: 5
Criterios para las notas
Máximo de caracteres: 150
Símbolos permitidos: Letras latinas, números, /-?:()., +
Restricciones: Los símbolos /-:() no pueden usarse al principio, / no puede usarse al final, y // no puede aparecer en ningún lugar.
¿Las reglas son diferentes para las solicitudes de reembolso?
Sí. Puedes adjuntar hasta 3 documentos a una solicitud de reembolso, en formato PDF, JPEG, PNG o HEIC, máx. 10 MB cada uno. Estos documentos se quedan en la solicitud. No se adjuntan a la transferencia con la que se paga la solicitud.