La función Bill Pay facilita la recepción y gestión de facturas de tus proveedores, acreedores o socios. Al compartir una dirección de correo electrónico dedicada que te proporcionamos, puedes simplificar el proceso de facturación con un mínimo esfuerzo.
Cuando tus proveedores envían facturas como archivos adjuntos a este correo electrónico, nuestro sistema las sube automáticamente a tu cuenta empresarial, incluyendo los detalles de pago relevantes, para que las revises en la sección Bill Pay.
Beneficios clave:
Ahorra tiempo: No necesitas recopilar y subir facturas una por una manualmente.
Mantén el orden: Controla fácilmente las fechas de vencimiento, los pagos pendientes y los montos totales.
Reduce errores: Minimiza los errores al ingresar detalles de pago o al subir una factura incorrecta.
Nota: Esta función solo está disponible en la interfaz web por ahora.
¿Cómo funciona?
Accede a la sección Bill Pay:
Desde el menú lateral de la interfaz web.
Desde la página principal, haz clic en Bill Pay.
Comparte tu dirección de correo electrónico dedicada:
Formato: {nombre de tu cuenta empresarial}@ap.vivid.money.
Este correo electrónico es independiente del que usas para iniciar sesión en tu cuenta empresarial.
Solicita a tus proveedores que envíen facturas:
Las facturas deben adjuntarse al correo electrónico.
También pueden añadir la dirección de correo dedicada como CC.
Es posible enviar varias facturas en un solo correo.
Asegúrate de que las facturas cumplan con los Criterios de Facturación indicados a continuación.
Procesamiento automático:
Nuestro sistema reconocerá automáticamente las facturas y las subirá a la sección Bill Pay, clasificándolas en:
Bandeja de facturas: Facturas pendientes de revisión.
Aprobación requerida: Facturas que requieren aprobación del administrador o propietario.
Pagadas este mes: Facturas procesadas o pagadas durante el mes actual.
Revisión y pago:
Cualquier usuario con un rol en la cuenta puede revisar las facturas e iniciar los pagos. Sin embargo, si tienes el rol de Asistente, los pagos necesitarán la aprobación de un Administrador o Propietario.
Los detalles del pago, como la información del destinatario, el monto y la cuenta de origen, se completan automáticamente pero pueden editarse.
Criterios de Facturación
Las facturas enviadas a la dirección de correo dedicada deben cumplir con los siguientes criterios:
Formatos de archivo: PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML
Tamaño de archivo: Menos de 10 MB.