Met een Budget kun je bedrijfsgeld opzijzetten voor een specifiek doel — een team, een project of een eenmalig evenement — en precies bepalen hoe en door wie het kan worden uitgegeven, zonder iemand directe toegang te geven tot de rekeningen of saldi van je bedrijf. Een Budget is geen aparte rekening: het is een bestedingsregel die bovenop een van je bestaande rekeningen ligt.
Beschikbaarheid
Freelancers: Pro+
Rechtspersonen: Enterprise/Enterprise+
Wie kan een Budget aanmaken en beheren?
Alleen de Eigenaar en Admins kunnen een Budget aanmaken, bewerken of verwijderen. Elk Budget heeft ook één Budgetbeheerder — het teamlid dat er dagelijks verantwoordelijk voor is. De Beheerder kan elke rol hebben, inclusief Medewerker, en hoeft niet de persoon te zijn die het Budget heeft aangemaakt.
Wat kan een Budgetbeheerder doen wat ik (als Eigenaar of Admin) niet kan?
Niets extra's — het is andersom. Een Beheerder kan alleen het of de Budget(ten) zien en beheren waarvoor hij verantwoordelijk is, niet alle Budgetten van je bedrijf, en kan de bestedingslimiet niet wijzigen, de Beheerdersrol niet aan iemand anders overdragen of het Budget niet verwijderen.
Hoeveel kan ik instellen als limiet van een Budget?
Je kiest een bedrag en hoe vaak het wordt gereset — bijvoorbeeld € 14.000 per maand. De limiet wordt automatisch gereset aan het begin van elke nieuwe periode.
Wat betekent de frequentieoptie «Totaal»?
Door Totaal te kiezen in plaats van een terugkerende frequentie wordt de limiet een vast bedrag in plaats van een vernieuwende toewijzing: het geldt vanaf het moment dat je het instelt en blijft vast — afnemend naarmate het wordt uitgegeven — totdat je het zelf reset. Het is de betere keuze voor een eenmalig Budget, zoals een specifiek project of evenement, waarbij je wilt dat de uitgaven stoppen zodra het bedrag op is in plaats van te vernieuwen aan het begin van een nieuwe periode.
Hoe maak ik een Budget aan?
Ga in de webinterface naar Financiële tools in het linkermenu en selecteer Budgetten. Zoek in de app naar Budgetten in je menu voor financiële tools/overige diensten. Je ziet een lijst van je bestaande Budgetten, elk met de huidige uitgaven, resterende limiet en beheerder.
Selecteer in de Budgettenlijst Budget toevoegen.
Geef het een naam (bijvoorbeeld «Marketing» of «Bedrijfsjubileum 2026»). Je kunt een voorgestelde categorie kiezen — Marketing, Reizen, Software, Kantoorbenodigdheden, Teamevenementen — of je eigen categorie typen, en een pictogram kiezen om je Budgetten in één oogopslag te onderscheiden.
Voeg onder Deelnemers de teamleden toe die uit dit Budget zullen uitgeven.
Kies een Budgetbeheerder uit die deelnemers — de persoon die dagelijks verantwoordelijk is voor het goedkeuren van wat er binnen het Budget gebeurt.
Bevestig de financieringsrekening waaruit het Budget wordt geput (standaard je hoofdrekening, maar je kunt een andere kiezen).
Stel de bestedingslimiet in: voer een bedrag in en kies hoe vaak het wordt gereset — Maandelijks, Wekelijks, Dagelijks of Totaal (een eenmalig bedrag dat je handmatig aanvult in plaats van een bedrag dat automatisch wordt gereset).
Selecteer Budget aanmaken. Je nieuwe Budget verschijnt meteen in de lijst, klaar om kaarten aan te koppelen.
Hoeveel Budgetten kan ik instellen?
Tot 10 Budgetten per rekening.
Van welke rekening put een Budget?
Elk Budget put uit precies één van je rekeningen (bijvoorbeeld je hoofdrekening). Het Budget heeft geen eigen saldo — het houdt alleen bij en beperkt hoeveel er van die rekening kan worden uitgegeven voor het specifieke doel.
Als een Budget nog geld «over» toont, betekent dat dan dat mijn rekening dat bedrag beschikbaar heeft?
Niet noodzakelijk. De resterende limiet van een Budget is simpelweg «limiet minus wat al in deze periode is uitgegeven» — het houdt geen rekening met je rekeningsaldo. Je rekeningsaldo wordt apart gecontroleerd, op het moment van betaling. Een betaling kan dus worden geweigerd als je rekening onvoldoende beschikbare middelen heeft, ook als het Budget nog veel toont — en andersom kan een Budget uitgeput zijn terwijl je rekening goed gevuld is. Het zijn twee onafhankelijke controles.
Kan ik beperken waar het geld van een Budget wordt uitgegeven?
Ja. Je kunt instellen welke merchants zijn toegestaan en welke betaaltypes zijn ingeschakeld (bijvoorbeeld contactloos, online of geldautomaat) voor een Budget. Een kaart die binnen dat Budget is uitgegeven kan nooit ruimer zijn dan het Budget zelf.
Wie kan een kaart uitgeven binnen een Budget?
Als je eigen rol je al toestaat kaarten uit te geven, kun je je eigen kaart uitgeven binnen een Budget waarvan je deel uitmaakt. Als dat niet het geval is (gebruikelijk voor de Medewerkerrol), geeft de Budgetbeheerder de kaart voor je uit. De Beheerder kan altijd kaarten uitgeven binnen zijn eigen Budget, ongeacht zijn bedrijfsbrede rol.
Kunnen meerdere personen één kaart delen in een Budget?
Ja — je kunt een gedeelde kaart uitgeven aan meer dan één persoon, maar alleen als virtuele kaart (Plastic en Metal zijn niet beschikbaar voor gedeelde kaarten). Gedeelde kaarten zijn altijd gelabeld als «(Corporate)» zodat ze gemakkelijk te onderscheiden zijn van persoonlijke kaarten.
Kan een kaart later naar een ander Budget worden verplaatst?
Nee. Een kaart blijft permanent gekoppeld aan het Budget waarvoor hij is uitgegeven. Als uitgaven naar een ander Budget moeten worden verplaatst, moet daar een nieuwe kaart worden uitgegeven en de oude worden bevroren of gesloten.
Wat gebeurt er als ik iemand uit een Budget verwijder die al een kaart heeft?
Je ziet een samenvatting van de gevolgen voordat je bevestigt. Zodra je de wijziging opslaat, wordt zijn persoonlijke kaart gesloten en wordt eventuele toegang tot een gedeelde kaart verwijderd of overgedragen aan de Budgetbeheerder. Als je hem vóór het opslaan weer toevoegt, gebeurt niets van dit alles.
Kan ik de Budgetbeheerder uit zijn eigen Budget verwijderen?
Niet direct — de Beheerder telt altijd als deelnemer, dus je moet eerst een nieuwe Beheerder toewijzen voordat je de huidige kunt verwijderen.
Kan ik een Budget verwijderen?
Ja, maar alleen de Eigenaar of een Admin kan dit doen. Je ziet eerst een samenvatting van wat er wordt beïnvloed, en de actie kan niet ongedaan worden gemaakt — de eerdere transacties van het Budget blijven echter zichtbaar in je transactiegeschiedenis.
Wat gebeurt er met mijn Budgetten als ik mijn tarief verlaag?
Als je overschakelt naar een tarief dat geen Budgetten ondersteunt, word je van tevoren op de hoogte gesteld dat je Budget(ten) — en alle daaraan gekoppelde kaarten — worden verwijderd op de dag dat de tariefwijziging van kracht wordt.