Heb je iets voor het bedrijf met je eigen geld betaald? Met Declaraties kun je het bedrag terugvragen via je Vivid Business-rekening. Je dient een declaratie in met het bonnetje, een goedkeurder beoordeelt deze en zodra de declaratie is goedgekeurd, betaalt een teamlid met betalingsrechten het bedrag aan je terug vanaf de zakelijke rekening.
Beschikbaarheid
Alleen beschikbaar in de webinterface van Vivid Business.
We rollen Declaraties geleidelijk uit, dus misschien zie je de functie nog niet meteen in je account.
Tijdens deze geleidelijke uitrol is de functie momenteel beschikbaar bij alle abonnementen.
Wie kan wat?
Elk teamlid kan declaraties voor eigen uitgaven indienen bij de zakelijke rekening en de eigen declaraties bekijken.
Goedkeurders worden aangewezen door een Beheerder of Eigenaar, die elke combinatie van rollen en specifieke personen kan kiezen. Goedkeurders zien alle declaraties binnen het bedrijf en kunnen ze goedkeuren, afwijzen of om meer informatie vragen.
Beheerders en Eigenaren stellen de beleidsregels in, beheren de lijst met categorieën en zien alle declaraties binnen het bedrijf, maar kunnen declaraties alleen goedkeuren of afwijzen als ze als goedkeurder zijn aangewezen.
Betalers zijn teamleden die SEPA- of SWIFT-betalingen kunnen starten en toegang hebben tot de rekening waarvan het geld wordt betaald. Zij betalen goedgekeurde declaraties uit.
Hoe stel ik mijn uitbetalingsrekening in?
Voeg vóór je eerste declaratie de rekening toe waarop je het geld terug wilt ontvangen. Dit moet een Europese rekening (EUR) zijn.
De naam van de begunstigde is altijd je eigen naam en kan niet worden gewijzigd. Een declaratie kan alleen worden uitbetaald aan de persoon die deze heeft ingediend.
Je kunt je uitbetalingsrekening op elk moment vervangen.
Hoe dien ik een declaratie in?
Open Declaraties via het linkerpaneel in de webinterface.
Vul het bedrag en de valuta, de datum van de uitgave, een categorie, de winkelier en eventuele notities in.
Voeg maximaal 3 documenten toe, zoals het bonnetje of de factuur. Ondersteunde formaten: PDF, JPEG of PNG, max. 10 MB per bestand.
Dien de declaratie in. Ben je nog niet klaar? Dan wordt de declaratie als concept opgeslagen, zodat je deze later kunt afmaken.
Let op: je kunt het bedrag niet meer wijzigen nadat je een declaratie voor het eerst hebt ingediend, en je kunt een ingediende declaratie niet intrekken.
Hoe keur ik een declaratie goed?
Alle goedkeurders zien een ingediende declaratie tegelijkertijd – deze wordt niet aan één persoon toegewezen. De eerste goedkeurder die actie onderneemt, neemt de beslissing. Opent een andere goedkeurder de declaratie daarna, dan ziet die de huidige status en wie de beslissing heeft genomen.
Voor elke declaratie kan een goedkeurder:
De declaratie goedkeuren.
De declaratie afwijzen.
Om details vragen – een opmerking is verplicht. De indiener leest de opmerking, corrigeert de declaratie en dient deze opnieuw in. De goedkeurder die de vraag stelde, krijgt een melding zodra de declaratie terugkomt.
Hoe stel ik beleidsregels voor declaraties in?
Beheerders en Eigenaren kunnen regels instellen waaraan elke declaratie wordt getoetst:
Bedragsdrempels waarboven een bonnetje of notities verplicht zijn
Drempels per categorie
Een termijn voor het indienen van een declaratie na de datum van de uitgave
Of goedkeurders hun eigen declaraties mogen goedkeuren
Elke regel kan worden uitgeschakeld. Per regel bepaal je of deze het indienen van de declaratie blokkeert (de foutmelding noemt de regel) of alleen een waarschuwing toont.
Beheerders en Eigenaren beheren ook de lijst met aankoopcategorieën. Een categorie die al in bestaande declaraties wordt gebruikt, blijft behouden en wordt niet verwijderd.
Hoe betaal ik een goedgekeurde declaratie uit?
Een declaratie goedkeuren betekent niet dat deze ook wordt betaald. Zodra een declaratie is goedgekeurd, zien teamleden die SEPA- of SWIFT-betalingen kunnen starten en toegang hebben tot de rekening waarvan wordt betaald, een conceptbetaling in het onderdeel Betalingen.
Hiermee open je het gebruikelijke overboekingsformulier. De ontvanger (de uitbetalingsrekening van de indiener) en de betalingsreferentie zijn al ingevuld en kunnen niet worden gewijzigd.
Bij declaraties in EUR ligt ook het bedrag vast.
Je kunt kiezen vanaf welke rekening het geld wordt betaald.
Je regels voor betalingsgoedkeuring en de gebruikelijke betalingsbevestiging gelden ook voor de uitbetaling.
Wat betekenen de statussen van een declaratie?
De declaratie krijgt de status Betaald zodra de overboeking is voltooid.
Als de overboeking mislukt of wordt teruggestort, of als de conceptbetaling bij de betalingsgoedkeuringen wordt afgewezen of verwijderd, wordt de uitbetaling als mislukt gemarkeerd. De declaratie blijft onbetaald en de knop Betalen is weer beschikbaar.
Van elke declaratie wordt een volledige geschiedenis bijgehouden van wie wat wanneer heeft gedaan. Deze geschiedenis kan niet worden bewerkt.