Al je facturen en betalingsbewijzen één plek hebben is van vitaal belang om een nauwkeurige transactieadministratie bij te houden. Je kunt situaties tegenkomen waarin:
Als Assistent: Je hebt bewijs van transacties of betalingsbewijzen van kaartbetalingen nodig voor boekhoudkundige of juridische doeleinden.
Als Admin of Eigenaar: Je wilt alle betalingsbewijzen en facturen voor de transacties op je zakelijke rekening bekijken.
Om dit aan te pakken heeft Vivid Business een functie geïntroduceerd waarmee klanten alle documenten met betrekking tot de transactie kunnen uploaden.
Deze functie zorgt ervoor dat alle teamleden, of ze nu Eigenaar, Admin of Assistent zijn, deze documenten gemakkelijk kunnen openen, bekijken, verwijderen en downloaden als dat nodig is, waardoor het bestandsbeheer wordt verbeterd. Je kunt zelfs de initiatiefnemer van de transactie vragen om de benodigde documenten voor een bepaalde transactie te uploaden.
Je kunt de factuur of het ontvangstbewijs van je transactie uploaden, in de app of op het web.
Volg gewoon deze stappen om dit te doen:
Open je zakelijke rekening
Navigeer naar Transacties
Webinterface: 'Transacties' staat in het menu aan de linkerkant van de zijbalk.
Vivid Money-app: zoek het menu 'Transacties' in het midden onderaan je scherm.
Selecteer de gewenste transactie
Kies de transactie waarbij je een factuur, ontvangstbewijs of ander document wilt uploaden.
Facturen of ontvangstbewijzen uploaden
Klik op 'Facturen of ontvangstbewijzen toevoegen'.
Kies bestanden van je laptop of telefoon. Als je de webinterface gebruikt, kun je de QR-code scannen om bestanden te uploaden vanaf je telefoon.
Als je niet de initiatiefnemer van de transactie bent, kun je hen vragen documenten te uploaden door op 'Document aanvragen' te klikken Deze actie stelt de initiatiefnemer op de hoogte.
Opslaan en openen
Klik op 'Opslaan'. Jij en je teamleden kunnen nu op elk moment de geüploade documenten bekijken vanuit de zakelijke rekening.
Om geüploade bestanden te verwijderen, klik je nogmaals op de transactie en selecteer je het 'prullenbak'-pictogram naast de bestanden.
Zodra je een document hebt geüpload, kun je een notitie invoeren voor elke transactie in je zakelijke rekening. Het toevoegen van notities is optioneel, maar handig om extra informatie over de transactie toe te voegen.
