Je kunt nu goedkeuringen aanpassen en bepalen dat bepaalde betalingen door iemand anders in je team moeten worden beoordeeld voordat het geld je account verlaat. Je stelt de regels eenmalig in via Betalingen → Goedkeuringsregels, en elke overeenkomende betaling volgt ze vanaf dat moment automatisch.
Beschikbaarheid
Rechtspersonen: Enterprise, Enterprise+
Freelancers: Pro+
Beschikbaar op zowel de webinterface als de Vivid Money-app.
Wat kan ik instellen?
Je kunt regels aanmaken van de volgende vorm: «wanneer deze persoon (of iemand met deze rol, of iemand in het team) een betaling aanmaakt, moet deze worden goedgekeurd door deze personen.» Een regel kan meerdere goedkeuringen vereisen, de een na de ander — bijvoorbeeld eerst een willekeurige rol, dan de eigenaar.
Wie kan goedkeuringsregels instellen?
De rollen Eigenaar en Admin.
Hoe maak ik een regel aan?
Ga naar Betalingen → Goedkeuringsregels en selecteer Nieuwe goedkeuringsregel toevoegen.
Kies op wie de regel van toepassing is (de initiator) — een specifieke persoon, een rol of iedereen.
Voeg een goedkeuringsstap toe en kies wie deze moet goedkeuren — selecteer rollen en/of maximaal 10 personen.
Voeg een extra goedkeurder toe aan dezelfde stap als je twee (of meer) goedkeuringen in die fase wilt, of voeg een extra stap toe als je wilt dat goedkeuringen na elkaar plaatsvinden.
Sla de regel op — deze is van toepassing op elke nieuwe overeenkomende betaling vanaf dat moment.
Kan ik toestaan dat een van meerdere personen goedkeurt?
Ja. Je kunt meerdere personen of rollen als alternatieven in dezelfde stap vermelden — de eerste die goedkeurt is voldoende voor die stap.
Kan ik mijn eigen betaling goedkeuren?
Nee. De persoon die een betaling aanmaakt kan deze nooit zelf goedkeuren — dat is wat de controle zinvol maakt.
Wat als ik de enige persoon ben die mijn eigen betaling zou kunnen goedkeuren?
In dat geval wordt de betaling automatisch uitgevoerd. Er is niemand anders beschikbaar, dus de betaling wordt niet vastgehouden in afwachting van een goedkeuring die niet kan plaatsvinden.
Kan ik dezelfde betaling twee keer goedkeuren?
Nee. Elke persoon kan slechts één keer per betaling akkoord geven, ook als de regel meerdere stappen heeft.
Wat gebeurt er met een betaling terwijl deze wacht op goedkeuring?
De betaling verschijnt in je betalingenlijst als concept in afwachting van goedkeuring, en de personen die deze moeten goedkeuren worden op de hoogte gesteld. Er wordt niets verzonden totdat de laatste vereiste goedkeuring is ontvangen.
Kan ik meerdere betalingen tegelijk goedkeuren?
Ja. Als je een batch betalingen selecteert, wordt alles wat volledig is goedgekeurd betaald; alles wat nog een andere goedkeuring nodig heeft blijft in de wacht staan, met jouw goedkeuring al geregistreerd.
Wat gebeurt er als een betaling wordt afgewezen?
De betaling wordt onmiddellijk stopgezet en gemarkeerd als afgewezen — verdere goedkeuringen zijn niet meer mogelijk. De persoon die afwijst kan een korte reden opgeven.
Kan een betaling die wacht op goedkeuring worden geannuleerd?
Ja. De persoon die de betaling heeft aangemaakt kan deze altijd annuleren, net als de Eigenaar of een Admin.
Als ik een regel wijzig, heeft dat dan invloed op betalingen die al wachten op goedkeuring?
Nee. Betalingen die al wachten op goedkeuring blijven de regel volgen zoals die was op het moment dat ze werden aangemaakt. Je wijzigingen zijn alleen van toepassing op betalingen die na het opslaan worden aangemaakt.
Kan ik een regel uitschakelen zonder deze te verwijderen?
Ja — je kunt een regel uitschakelen en later weer inschakelen, of deze volledig verwijderen als je deze niet meer nodig hebt.
Is er een overzicht van wie wat heeft goedgekeurd?
Ja. Je kunt zien wie wanneer heeft goedgekeurd, en eventuele afwijzingen of annuleringen.
Gelden goedkeuringsregels voor alle betalingen?
Goedkeuringsregels zijn van toepassing op SEPA- en SWIFT-betalingen en dekken ook facturen die je uploadt voor betaling. Houd er rekening mee dat betalingen in vreemde valuta niet onderhevig zijn aan de goedkeuringsregels die je hebt ingesteld.
Wat als geen enkele regel overeenkomt met mijn betaling?
Er is altijd een terugvaloptie: de betaling heeft nog steeds de goedkeuring van de Eigenaar of een Admin nodig. Betalingen van je team vereisen goedkeuring, tenzij de persoon die ze verstuurt dat recht al heeft.