Der Rechnungseingang vereinfacht das Empfangen und Verwalten von Rechnungen von Lieferanten, Gläubigern oder Partnern. Indem du eine spezielle E-Mail-Adresse nutzt, die wir für dich bereitstellen, kannst du den Rechnungsprozess mit minimalem Aufwand optimieren.
Wenn Geschäftspartner Rechnungen als Anhang an diese E-Mail senden, lädt unser System sie automatisch in dein Geschäftskonto hoch, inklusive der relevanten Zahlungsdetails. Die Rechnungen stehen dann zur Überprüfung im Rechnungseingang bereit.
Wichtige Vorteile:
Zeit sparen: Kein manuelles Sammeln und Hochladen von Rechnungen mehr.
Alles im Blick behalten: Verwalte Fälligkeitsdaten, ausstehende Zahlungen und Gesamtsummen problemlos.
Fehler reduzieren: Vermeide Fehler beim manuellen Eingeben von Zahlungsdetails oder Hochladen der falschen Rechnung.
Wie funktioniert es?
Du kannst die folgenden Schritte sowohl in der Weboberfläche als auch in der mobilen App ausführen.
Navigiere zum Rechnungseingang
Teile deine speziell eingerichtete E-Mail-Adresse:
Format: {Name deines Geschäftskontos}@ap.vivid.money. Bitte beachte: Diese E-Mail-Adresse unterscheidet sich von der E-Mail, die du für den Login verwendest.
Empfange Rechnungen:
Rechnungen sollten als Anhang zur E-Mail im unten beschriebenen Format hinzugefügt werden.
Die spezielle E-Mail-Adresse kann auch als CC eingetragen werden.
Mehrere Rechnungen können in einer E-Mail gesendet werden.
Automatische Verarbeitung:
Unser System erkennt und lädt die Rechnungen automatisch in den jeweiligen Bereich hoch, unterteilt in folgende Kategorien:Rechnungseingang: Ausstehende Rechnungen zur Überprüfung.
Genehmigung erforderlich: Rechnungen, die auf eine Freigabe von Admins oder Eigentümer:innen warten.
Diesen Monat bezahlt: Bereits bearbeitete oder bezahlte Rechnungen des aktuellen Monats.
Prüfen und bezahlen:
Zahlungsdetails wie Empfängerinformationen, Betrag und Konto können vor dem Überweisen geprüft und bearbeitet werden.
Als Eigentümer:in, Admin oder Assistent:in kannst du Rechnungen prüfen und Zahlungen anstoßen. Wenn du Assistent:in bist, muss die Zahlung von Admins oder Eigentümer:innen freigegeben werden. Mitarbeiter:innen können lediglich Rechnungen an den Rechnungseingang senden.
Anforderungen zur Verarbeitung von Rechnungen:
Rechnungen, die an die spezielle E-Mail-Adresse gesendet werden, müssen folgende Kriterien erfüllen:
Dateiformate: PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML
Dateigröße: Weniger als 10 MB