Die Bill-Pay-Funktion vereinfacht das Empfangen und Verwalten von Rechnungen von deinen Lieferanten, Gläubigern oder Partnern. Indem du eine spezielle E-Mail-Adresse nutzt, die wir für dich bereitstellen, kannst du den Rechnungsprozess mit minimalem Aufwand optimieren.
Wenn deine Lieferanten Rechnungen als Anhang an diese E-Mail senden, lädt unser System sie automatisch in dein Geschäftskonto hoch, inklusive der relevanten Zahlungsdetails. Die Rechnungen stehen dann zur Überprüfung im Bill-Pay-Bereich bereit.
Wichtige Vorteile:
Zeit sparen: Kein manuelles Sammeln und Hochladen von Rechnungen mehr.
Alles im Blick behalten: Verwalte Fälligkeitsdaten, ausstehende Zahlungen und Gesamtsummen problemlos.
Fehler reduzieren: Vermeide Fehler beim manuellen Eingeben von Zahlungsdetails oder Hochladen der falschen Rechnung.
Hinweis: Diese Funktion ist derzeit nur in der Web-Oberfläche verfügbar.
Wie funktioniert es?
Zugriff auf den Bill-Pay-Bereich:
Über das Seitenmenü in der Web-Oberfläche.
Auf der Startseite, indem du auf Bill Pay klickst.
Teile deine spezielle E-Mail-Adresse:
Format: {Name deines Geschäftskontos}@ap.vivid.money.
Diese E-Mail-Adresse unterscheidet sich von der E-Mail, die du für den Login verwendest.
Lass Lieferanten Rechnungen senden:
Rechnungen sollten als Anhang zur E-Mail hinzugefügt werden.
Die spezielle E-Mail-Adresse kann auch als CC eingetragen werden.
Mehrere Rechnungen können in einer E-Mail gesendet werden.
Beachte die unten stehenden Rechnungsanforderungen.
Automatische Verarbeitung:
Unser System erkennt und lädt die Rechnungen automatisch in den Bill-Pay-Bereich hoch, unterteilt in folgende Kategorien:Bill-Posteingang: Ausstehende Rechnungen zur Überprüfung.
Genehmigung erforderlich: Rechnungen, die auf eine Freigabe von Admins oder Eigentümern warten.
Diesen Monat bezahlt: Bereits bearbeitete oder bezahlte Rechnungen des aktuellen Monats.
Rechnungen prüfen und bezahlen:
Alle Rollen können Rechnungen prüfen und Zahlungen initiieren. Wenn du Assistent bist, muss die Zahlung von einem Admin oder Eigentümer freigegeben werden.
Zahlungsdetails wie Empfängerinformationen, Betrag und Konto können vor dem Überweisen geprüft und bearbeitet werden.
Rechnungsanforderungen:
Rechnungen, die an die spezielle E-Mail-Adresse gesendet werden, müssen folgende Kriterien erfüllen:
Dateiformate: PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML
Dateigröße: Weniger als 10 MB