Die Funktion „Rechnungseingang“ erleichtert dir den Empfang und die Verwaltung von Rechnungen von deinen Lieferanten, Gläubigern oder Partnern. Indem du eine von uns bereitgestellte, dedizierte E-Mail-Adresse teilst, kannst du den Rechnungsprozess mit minimalem Aufwand optimieren.
Wenn deine Lieferanten Rechnungen als Anhang an diese E-Mail senden, lädt unser System sie automatisch in dein Geschäftskonto hoch – inklusive relevanter Zahlungsdaten, bereit zur Überprüfung im Bereich „Rechnungseingang“.
Wichtige Vorteile:
Zeit sparen: Du musst Rechnungen nicht mehr einzeln sammeln und hochladen.
Organisiert bleiben: Verfolge ganz einfach Fälligkeiten, ausstehende Zahlungen und Gesamtbeträge.
Fehler reduzieren: Vermeide Fehler durch manuelles Eintragen von Zahlungsdaten oder das Hochladen irrelevanter Rechnungen.
Wie funktioniert das?
Du kannst die folgenden Schritte sowohl in der Weboberfläche als auch in der mobilen App durchführen.
Rufe auf der Startseite den Bereich Zahlungen auf
Teile deine dedizierte E-Mail-Adresse:
Format: {dein Geschäftskontoname}@ap.vivid.money Hinweis: Diese E-Mail-Adresse ist getrennt von der, mit der du dich in deinem Geschäftskonto anmeldest.
3. Rechnungen empfangen:
Die dedizierte E-Mail-Adresse sollte mindestens im CC-Feld stehen.
Rechnungen müssen als Anhänge mit den untenstehenden Anforderungen gesendet werden
Es können mehrere Rechnungen in einer E-Mail gesendet werden
4. Automatische Verarbeitung:
Unser System erkennt und lädt die Rechnungen automatisch in den
entsprechenden Bereich hoch und kategorisiert sie in:
Rechnungseingang: Rechnungen, die noch geprüft werden müssen.
Ausstehende Freigaben: Rechnungen, die von Teammitgliedern geprüft, aber noch nicht von einem Owner oder Admin freigegeben wurden.
Diesen Monat bezahlt: Rechnungen, die im laufenden Monat verarbeitet oder bezahlt wurden.
5. Prüfen und bezahlen:
Zahlungsdetails, inklusive Empfängerdaten, Betrag und Quellkonto, werden vorausgefüllt, können aber bearbeitet werden.
Wenn du Owner, Admin oder Assistant bist, kannst du Rechnungen prüfen und Zahlungen veranlassen. Als Assistant brauchst du jedoch die Freigabe durch einen Admin oder Owner. Mitarbeitende können nur Rechnungen an die Bill Inbox senden.
Verarbeitungsanforderungen für Rechnungen
Rechnungen an die dedizierte E-Mail-Adresse müssen folgende Kriterien erfüllen:
Dateitypen: PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML
Dateigröße: Unter 10 MB