¿Has pagado algo para la empresa con tu propio dinero? Con Reembolsos, puedes reclamarlo desde tu cuenta Vivid Business. Envías una solicitud con el recibo, un aprobador la revisa y, una vez aprobada, un miembro del equipo con permisos de pago te devuelve el importe desde la cuenta de empresa.
Disponibilidad
Disponible solo en la interfaz web de Vivid Business.
Estamos lanzando Reembolsos de forma gradual, así que es posible que no veas la función en tu cuenta de inmediato.
Durante este lanzamiento gradual, está disponible en todos los planes.
¿Quién puede hacer qué?
Cualquier miembro del equipo puede enviar a la cuenta de empresa solicitudes de reembolso de sus propios gastos y ver sus propias solicitudes.
Los aprobadores los designa un Administrador o un Propietario, que puede elegir cualquier combinación de roles y personas concretas. Los aprobadores ven todas las solicitudes de la empresa y pueden aprobarlas, rechazarlas o pedir más detalles.
Los Administradores y Propietarios establecen las reglas de la política, gestionan la lista de categorías y ven todas las solicitudes de la empresa, pero solo pueden aprobar o rechazar solicitudes si se les ha designado como aprobadores.
Los pagadores son miembros del equipo que pueden iniciar pagos SEPA o SWIFT y tienen acceso a la cuenta desde la que se paga el dinero. Son quienes pagan las solicitudes aprobadas.
¿Cómo configuro mi cuenta de cobro?
Antes de enviar tu primera solicitud, añade la cuenta en la que quieres recibir el reembolso. Debe ser una cuenta europea (EUR).
El nombre del beneficiario es siempre tu propio nombre y no se puede editar. Una solicitud solo se puede pagar a la persona que la envió.
Puedes sustituir tu cuenta de cobro en cualquier momento.
¿Cómo envío una solicitud?
Abre Reembolsos desde el panel izquierdo de la interfaz web.
Introduce el importe y la divisa, la fecha del gasto, una categoría, el comercio y cualquier nota.
Adjunta hasta 3 documentos, como el recibo o la factura. Formatos admitidos: PDF, JPEG o PNG, máx. 10 MB cada uno.
Envía la solicitud. Si aún no la tienes lista, se guarda como borrador para que puedas terminarla más tarde.
Ten en cuenta: no puedes cambiar el importe después de enviar una solicitud por primera vez, ni retirar una solicitud enviada.
¿Cómo apruebo una solicitud?
Todos los aprobadores ven una solicitud enviada al mismo tiempo: no se asigna a una sola persona. El primer aprobador que actúa toma la decisión. Si otro aprobador abre la solicitud después, verá su estado actual y quién tomó la decisión.
En cada solicitud, un aprobador puede:
Aprobar la solicitud.
Rechazar la solicitud.
Pedir detalles: es obligatorio añadir un comentario. Quien envió la solicitud lee el comentario, la corrige y la vuelve a enviar. El aprobador que pidió los detalles recibe una notificación cuando la solicitud vuelve.
¿Cómo establezco las reglas de la política de reembolsos?
Los Administradores y Propietarios pueden establecer reglas con las que se comprueba cada solicitud:
Umbrales de importe a partir de los cuales se exige un recibo o notas
Umbrales por categoría
Un plazo para enviar una solicitud tras la fecha del gasto
Si los aprobadores pueden aprobar sus propias solicitudes
Cada regla se puede desactivar. Para cada regla, decides si bloquea el envío de la solicitud (el mensaje de error indica la regla) o solo muestra una advertencia.
Los Administradores y Propietarios también gestionan la lista de categorías de compra. Una categoría que ya se usa en solicitudes existentes se conserva y no se elimina.
¿Cómo pago una solicitud aprobada?
Aprobar una solicitud no la paga. Una vez aprobada, los miembros del equipo que pueden iniciar pagos SEPA o SWIFT y tienen acceso a la cuenta de origen ven un borrador de pago en la sección Pagos.
Este abre el formulario de transferencia habitual. El destinatario (la cuenta de cobro de quien envió la solicitud) y la referencia del pago ya están rellenados y no se pueden cambiar.
En las solicitudes en EUR, el importe también está bloqueado.
Puedes elegir desde qué cuenta se paga el dinero.
Tus reglas de aprobación de pagos y la confirmación de pago habitual también se aplican al pago del reembolso.
¿Qué significan los estados de las solicitudes?
La solicitud pasa a Pagada cuando se completa la transferencia.
Si la transferencia falla o se devuelve, o si el borrador de pago se rechaza o se elimina en las aprobaciones de pagos, el pago se marca como fallido. La solicitud sigue sin pagar y el botón Pagar vuelve a estar disponible.
Cada solicitud guarda un historial completo de quién hizo qué y cuándo. Este historial no se puede editar.