Suivre et gérer les dépenses professionnelles est essentiel pour une supervision financière efficace. Vivid Business simplifie le suivi des dépenses grâce à des notifications en temps réel, un processus d’approbation des transferts, la possibilité de joindre des fichiers, des limites de dépenses et des intégrations avec vos logiciels de comptabilité—tout cela dans un compte professionnel simplifié.
Voici Comment Vivid Business Vous Aide à Gérer les Dépenses
Notifications en Temps Réel
Restez informé de toutes les transactions entrantes et sortantes grâce aux notifications instantanées, soit dans l'application, soit par e-mail, pour les transferts initiés par vous ou vos collaborateurs. Suivez toutes les activités facilement, de n’importe où. Personnalisez vos notifications pour les recevoir uniquement dans l’application ou à la fois dans l’application et par e-mail.Processus d'Approbation des Transferts
Notre processus d'approbation des transferts en deux étapes comprend des demandes et des validations, assurant la conformité avec le principe des quatre yeux. Les assistants nécessitent l'approbation d'un Propriétaire ou Admin, tandis que ces derniers peuvent choisir de demander une approbation ou de procéder directement aux transferts.Avantages Clés de l'Approbation des Transferts :
Double Vérification : Fournit un niveau supplémentaire de précision pour les paiements sortants.
Délégation des Tâches : Attribuez des membres de l'équipe, tels que des responsables financiers, pour superviser les transactions quotidiennes tout en maintenant un contrôle par le biais d'approbations requises.
Joindre les Factures pour des Enregistrements Précis
Il est essentiel de conserver une trace des factures et des reçus pour chaque transaction. La fonction de téléchargement de documents permet de joindre facilement les documents essentiels aux transactions, évitant les erreurs humaines et centralisant les fichiers.Assistants : peuvent télécharger des justificatifs de paiement pour des besoins comptables ou juridiques.
Admins et Propriétaires : peuvent consulter les reçus et factures dans le compte professionnel.
Tous les membres de l’équipe peuvent afficher, télécharger ou supprimer les documents selon les besoins et demander directement au créateur de la transaction de télécharger les documents nécessaires pour une gestion de fichiers simplifiée.
Relevés de Compte Personnalisables
Téléchargez votre relevé de compte à tout moment en format PDF, MT940 ou CSV, compatible avec la plupart des logiciels de comptabilité. Personnalisez les relevés selon :Compte : Sélectionnez des comptes d’argent spécifiques.
Période : Choisissez le mois en cours, le mois précédent, par trimestre (Q1-Q4), ou des dates spécifiques.
Langue : Les relevés sont disponibles en anglais, français, allemand, italien et espagnol.
Pour le format CSV, vous pouvez personnaliser le format de date, les séparateurs de chiffres et de colonnes, et inclure des champs de données spécifiques.
Suivi des Dépenses en Temps Réel avec Intégration Comptable
Synchronisez votre compte professionnel directement avec des logiciels comptables, tels que DATEV, sevDesk, Commitly, Finanzguru et Puls Project, pour un suivi des dépenses en temps réel.Paramètres de Carte et Limites de Dépenses
En tant qu’Admin ou Propriétaire, vous pouvez émettre des cartes pour les membres de l’équipe, définir des limites mensuelles de retrait et de dépenses et personnaliser les autorisations de transaction (par exemple, paiements en ligne, paiements sans contact, retraits aux distributeurs). Vous conservez un contrôle total sur les paramètres et les dépenses des cartes, même lorsque vous n’êtes pas le titulaire de la carte.