Avoir toutes vos factures et reçus en un seul endroit est essentiel pour maintenir des enregistrements de transactions précis. Vous pouvez rencontrer des situations où :
En tant qu'Assistant : Vous avez besoin de justificatifs de transactions ou de reçus de paiements par carte pour des raisons comptables ou juridiques.
En tant qu'Admin ou Titulaire : Vous souhaitez examiner tous les reçus et factures des transactions dans votre compte professionnel.
Pour répondre à cela, Vivid Business a introduit une fonctionnalité permettant aux clients de télécharger tous les documents liés à la transaction.
Cette fonctionnalité permet à tous les membres de l'équipe, qu'ils soient Titulaire, Admin ou Assistant, d'accéder facilement à ces documents, de les examiner, de les supprimer et de les télécharger au besoin, améliorant ainsi la gestion des fichiers. Vous pouvez même demander à l'initiateur de la transaction de télécharger les documents nécessaires pour une transaction particulière.
Vous avez payé avec votre propre argent ? Le téléchargement de documents concerne les transactions effectuées depuis votre compte professionnel. Pour vous faire rembourser une dépense professionnelle que vous avez payée vous-même, soumettez plutôt une demande de remboursement et joignez-y le justificatif. Pour en savoir plus, consultez cet article.
Vous pouvez télécharger votre facture ou reçu de transaction, soit dans l'application, soit sur le web.
Pour ce faire, suivez simplement ces étapes :
Ouvrez votre compte professionnel
Naviguez vers Transactions
Interface Web : 'Transactions' se trouve dans le menu de la barre latérale gauche.
Application Vivid Money : Trouvez le menu 'Transactions' en bas au centre de votre écran.
Sélectionnez la transaction souhaitée
Choisissez la transaction pour laquelle vous souhaitez télécharger une facture, un reçu ou tout autre document.
Téléchargez les factures ou reçus
Cliquez sur ‘Ajouter des factures ou des reçus’.
Choisissez des fichiers depuis votre ordinateur portable ou votre téléphone. Si vous utilisez l'interface web, vous pouvez scanner le code QR pour télécharger des fichiers depuis votre téléphone.
Si vous n'êtes pas l'initiateur de la transaction, vous pouvez demander qu'ils téléchargent les documents en cliquant sur 'Demander un document'. Cette action notifiera l'initiateur.
Enregistrez et accédez
Cliquez sur ‘Enregistrer’. Vous et les membres de votre équipe pouvez désormais consulter les documents téléchargés depuis le compte professionnel à tout moment.
Pour supprimer des fichiers téléchargés, cliquez à nouveau sur la transaction et sélectionnez l'icône 'poubelle' à côté des fichiers.
Une fois que vous avez téléchargé un document, vous pouvez ajouter une note pour chaque transaction dans votre compte professionnel. Ajouter des notes est optionnel mais utile pour inclure des informations supplémentaires sur la transaction.
Quels types de fichiers sont acceptés pour joindre des justificatifs de transactions/reçus ?
Critères des fichiers :
Taille limite du fichier : 10 Mo
Formats pris en charge : PDF, JPEG, PNG
Nombre maximum de fichiers par transaction : 5
Critères des notes :
Nombre maximum de caractères : 150
Symboles autorisés : Lettres latines, chiffres, /-?:()., +
Restrictions : Les symboles /-:() ne peuvent pas être utilisés au début, / ne peut pas être utilisé à la fin, et // ne peut apparaître nulle part.
Les règles sont-elles différentes pour les demandes de remboursement ?
Oui. Vous pouvez joindre jusqu'à 3 documents à une demande de remboursement, au format PDF, JPEG, PNG ou HEIC, 10 Mo maximum chacun. Ces documents restent associés à la demande. Ils ne sont pas joints au virement qui rembourse la demande.