La funzionalità Bill Inbox semplifica la ricezione e la gestione delle fatture da parte dei tuoi fornitori, creditori o partner. Condividendo un indirizzo email dedicato fornito da noi, puoi semplificare il processo di fatturazione con il minimo sforzo.
Quando i fornitori inviano fatture come allegati a questo indirizzo, il nostro sistema le carica automaticamente sul tuo conto aziendale, con i dettagli di pagamento pertinenti, pronte per la revisione nella sezione Bill Inbox.
Vantaggi principali:
Risparmio di tempo: non è necessario raccogliere e caricare le fatture manualmente una per una.
Organizzazione: monitora facilmente le scadenze, i pagamenti in sospeso e gli importi totali.
Riduzione degli errori: evita l'inserimento manuale dei dettagli di pagamento e il caricamento di fatture non pertinenti.
Come funziona?
Puoi seguire i passaggi seguenti sia nell'interfaccia web che nell'app mobile:
Dalla home page, accedi alla sezione Pagamenti.
Condividi il tuo indirizzo email dedicato:
Formato: {nomecontoaziendale}@ap.vivid.money
Nota: questo indirizzo è diverso da quello usato per accedere al tuo account.
Ricevi le fatture:
L'indirizzo deve essere almeno in CC.
Le fatture devono essere allegate all'email in uno dei formati sottoindicati.
È possibile inviare più fatture in un'unica email.
Elaborazione automatica:
Il sistema classifica automaticamente le fatture nelle seguenti sezioni:
Bill Inbox: in attesa di revisione
Approvazioni in sospeso: revisionate da colleghi, in attesa di approvazione da Proprietario o Admin
Pagate questo mese: processate o pagate nel mese corrente
Revisione e pagamento:
I dettagli di pagamento (destinatario, importo, conto di origine) sono precompilati ma modificabili.
Se sei Proprietario, Amministratore o Assistente, puoi esaminare le fatture e iniziare i pagamenti.
Se sei Assistente, i pagamenti devono essere approvati da un Amministratore o Proprietario.
Gli Impiegati possono solo inviare fatture alla Bill Inbox.
Criteri di elaborazione delle fatture:
Tipi di file: PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML
Dimensione massima: meno di 10 MB