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Che cos’è la funzione Bill Inbox e come funziona?

Aggiornato ieri

La funzionalità Bill Inbox semplifica la ricezione e la gestione delle fatture da parte dei tuoi fornitori, creditori o partner. Condividendo un indirizzo email dedicato fornito da noi, puoi semplificare il processo di fatturazione con il minimo sforzo.

Quando i fornitori inviano fatture come allegati a questo indirizzo, il nostro sistema le carica automaticamente sul tuo conto aziendale, con i dettagli di pagamento pertinenti, pronte per la revisione nella sezione Bill Inbox.

Vantaggi principali:

  • Risparmio di tempo: non è necessario raccogliere e caricare le fatture manualmente una per una.

  • Organizzazione: monitora facilmente le scadenze, i pagamenti in sospeso e gli importi totali.

  • Riduzione degli errori: evita l'inserimento manuale dei dettagli di pagamento e il caricamento di fatture non pertinenti.

Come funziona?

Puoi seguire i passaggi seguenti sia nell'interfaccia web che nell'app mobile:

  1. Dalla home page, accedi alla sezione Pagamenti.

  2. Condividi il tuo indirizzo email dedicato:

    • Formato: {nomecontoaziendale}@ap.vivid.money

    • Nota: questo indirizzo è diverso da quello usato per accedere al tuo account.

  3. Ricevi le fatture:

    • L'indirizzo deve essere almeno in CC.

    • Le fatture devono essere allegate all'email in uno dei formati sottoindicati.

    • È possibile inviare più fatture in un'unica email.

  4. Elaborazione automatica:

    • Il sistema classifica automaticamente le fatture nelle seguenti sezioni:

      • Bill Inbox: in attesa di revisione

      • Approvazioni in sospeso: revisionate da colleghi, in attesa di approvazione da Proprietario o Admin

      • Pagate questo mese: processate o pagate nel mese corrente

  5. Revisione e pagamento:

    • I dettagli di pagamento (destinatario, importo, conto di origine) sono precompilati ma modificabili.

    • Se sei Proprietario, Amministratore o Assistente, puoi esaminare le fatture e iniziare i pagamenti.

    • Se sei Assistente, i pagamenti devono essere approvati da un Amministratore o Proprietario.

    • Gli Impiegati possono solo inviare fatture alla Bill Inbox.

Criteri di elaborazione delle fatture:

  • Tipi di file: PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML

  • Dimensione massima: meno di 10 MB

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