La funzione Bill Pay semplifica la ricezione e la gestione delle fatture dai tuoi fornitori, creditori o partner. Condividendo un indirizzo email dedicato fornito da noi, puoi ottimizzare il processo di gestione delle fatture con il minimo sforzo.
Quando i tuoi fornitori inviano le fatture come allegati a questo indirizzo email, il nostro sistema le carica automaticamente nel tuo account aziendale, includendo i dettagli di pagamento, pronte per essere controllate nella sezione Bill Pay.
Vantaggi Chiave:
Risparmia Tempo: Non è necessario raccogliere e caricare manualmente le fatture una per una.
Rimani Organizzato: Tieni facilmente traccia delle scadenze, dei pagamenti in sospeso e degli importi totali.
Riduci gli Errori: Minimizza gli errori nell’inserire manualmente i dettagli di pagamento o nel caricare una fattura sbagliata.
Nota: Questa funzione è attualmente disponibile solo sull’interfaccia web.
Come Funziona?
Accedi alla Sezione Bill Pay:
Dal menu laterale dell’interfaccia web.
Dalla homepage, clicca su Bill Pay.
Condividi il Tuo Indirizzo Email Dedicato:
Formato: {nome del tuo account aziendale}@ap.vivid.money.
Questo indirizzo è diverso da quello utilizzato per accedere all’account aziendale.
Fai Inviare le Fatture ai Fornitori:
Le fatture devono essere inviate come allegati all’email.
È possibile aggiungere l’indirizzo email dedicato come CC.
Si possono inviare più fatture in un’unica email.
Controlla i Criteri per le Fatture riportati di seguito.
Elaborazione Automatica:
Il nostro sistema riconosce e carica automaticamente le fatture nella sezione Bill Pay, categorizzandole in:Inbox Fatture: Fatture in sospeso da revisionare.
Approvazione Richiesta: Fatture in attesa di approvazione da parte di un Admin o Proprietario.
Pagate Questo Mese: Fatture elaborate o pagate durante il mese corrente.
Revisione e Pagamento:
Tutti i ruoli possono controllare le fatture e avviare i pagamenti. Se sei un Assistente, i pagamenti devono essere approvati da un Admin o Proprietario.
I dettagli di pagamento sono precompilati ma possono essere modificati, inclusi i dati del destinatario, l’importo e il conto da cui effettuare il pagamento.
Criteri per le Fatture
Le fatture inviate all’indirizzo email dedicato devono soddisfare i seguenti criteri:
Formati di File: PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML
Dimensione Massima: Inferiore a 10 MB