Avere tutte le tue fatture e ricevute in un unico posto è fondamentale per mantenere registrazioni accurate delle transazioni. Potresti trovarti in situazioni in cui:
Come Assistente: Hai bisogno di documenti che confermano le transazioni o ricevute di pagamenti con carta per scopi contabili o legali.
Come Amministratore o Titolare: Vuoi rivedere tutte le ricevute e le fatture delle transazioni all'interno del tuo conto aziendale.
Per questo, Vivid Business ha introdotto una funzionalità che permette ai clienti di caricare qualsiasi documento relativo alle singole transazioni.
Questa funzionalità assicura che tutti i membri del team, siano essi Titolari, Amministratori o Assistenti, possano facilmente accedere, rivedere, eliminare e scaricare questi documenti quando necessario, migliorando la gestione dei file. Puoi anche richiedere al responsabile della transazione di caricare i documenti necessari per una particolare operazione.
Puoi caricare la tua fattura o ricevuta di transazione, sia nell'app che sul web.
Per farlo, segui questi passaggi:
Apri il Tuo Conto Aziendale
Vai a Transazioni
Interfaccia Web: 'Transazioni' si trova nel menu della barra laterale sinistra.
App Vivid Money: trova il menu 'Transazioni' in basso al centro dello schermo.
Seleziona la Transazione Desiderata
Scegli la transazione per cui vuoi caricare una fattura, una ricevuta o qualsiasi altro documento.
Carica Fatture o Ricevute
Clicca su 'Aggiungi fatture o ricevute'.
Seleziona i file dal tuo laptop o telefono. Se usi l'interfaccia web, puoi scansionare il QR-code per caricare i file dal telefono.
Se non sei il responsabile della transazione, puoi richiedere che lui/lei carichi i documenti cliccando su 'Richiedi documento' e il responsabile verrà riceverà una notifica.
Salva e Accedi
Clicca su 'Salva'. Tu e i membri del tuo team potrete ora visualizzare i documenti caricati dal conto aziendale in qualsiasi momento.
Per eliminare i file caricati, clicca di nuovo sulla transazione e seleziona l'icona del 'cestino' accanto ai file.
Una volta caricato un documento, puoi inserire una nota per ciascuna transazione nel tuo conto aziendale. Aggiungere note è facoltativo ma utile per includere ulteriori informazioni sulla transazione.
Quali tipi di file sono accettati?
Requisiti per i file
Limite di dimensione del file: 10 MB
Formati supportati: PDF, JPEG, PNG
Numero massimo di file per transazione: 5
Requisiti per le note
Numero massimo di caratteri: 150
Simboli consentiti: Lettere latine, numeri, /-?:()., +
Restrizioni: I simboli /-:() non possono essere utilizzati all'inizio, / non può essere utilizzato alla fine, e // non può apparire da nessuna parte.