Deze gids begeleid je van begin tot eind bij het indienen van je Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) bij Vivid Tax.
Let op: Vivid Tax is software voor zelfstandige ondernemers in Duitsland. We kunnen je helpen met de stappen van het indieningsproces, maar we kunnen geen persoonlijk belastingadvies geven. Als je niet zeker weet of bepaalde aspecten of regels van toepassing zijn op je situatie, neem dan contact op met een onafhankelijke belastingconsulent.
Verklarende woordenlijst - een aantal termen om rekening mee te houden
UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung): De periodieke btw-aangifte (per maand/kwartaal)
Berekende btw (Umsatzsteuer): Btw die je in rekening brengt op de verkoop.
Voorbelasting (Vorsteuer): Btw die je hebt betaald over aankopen die je kunt terugvragen.
Verlegging: Overdracht van btw-verplichtingen van een verkoper naar een klant in de EU.
Nul opbrengst (Nullmeldung): UStVA met alle nullen - in sommige gevallen vereist, zelfs als er geen activiteit is.
1. Voordat je begint: snelle checklist
Geschiktheid: Je bent een freelancer/eenmanszaak geregistreerd voor btw in Duitsland met een Pro of Pro+ rekening.
Belastingnummer: Je beschikt over een Steuernummer.
Periode & frequentie: Weet wat je indient (bijv. september of 3e kwartaal). De app toont de vervaldatum in Duitse tijd.
Transacties gereed: Je Vivid-transacties worden bekeken en afgerond; voeg afzonderlijke transacties handmatig toe of voeg andere bankrekeningen toe indien nodig.
Ontvangsten: Upload de bewijsstukken bij de transacties die je wilt opnemen in de belastingrapporten. Documenten worden bij indiening niet naar Finanzamt gestuurd, de documenten zijn alleen nodig voor de boekhouding.
2. Open Vivid Tax & kies je periode
Van de Vivid-app
Blader in het hoofdscherm omlaag naar de widget Belastingen
Klik op 'Belastingen'
Of ga naar 'Alle diensten' in de rechterbovenhoek
Klik op het gedeelte 'Boekhouding'
Klik op 'Belastingen'
Je kunt ook naar het tabblad Transacties onderaan gaan
Ga bovenaan de pagina naar het tabblad 'Boekhouding'
Klik op 'Belastingen'
Voltooi Taxes onboarding en bekijk de gebruiksvoorwaarden.
Kies de belastingaangifte die je wilt indienen.
Controleer de getoonde vervaldatum. Als je indieningsfrequentie onlangs is gewijzigd, zorg er dan voor dat dit wordt weergegeven in je profiel.
Vanuit de webinterface
Ga naar het tabblad Belastingen in het beginscherm
Of ga naar de widget Belastingen
Klik op 'Belastingen'
Je kunt ook naar het tabblad Transacties onderaan gaan
Klik op 'Boekhouding'
Klik op 'Belastingen'
Voltooi Taxes onboarding en bekijk de gebruiksvoorwaarden.
Kies de belastingaangifte die je wilt indienen.
Controleer de getoonde vervaldatum. Als je indieningsfrequentie onlangs is gewijzigd, zorg er dan voor dat dit wordt weergegeven in je profiel.
3. Bekijk & bereid je gegevens voor
Vivid vult de totalen van je voltooide transacties vooraf in. Begin met het bekijken van de boekingen op het tabblad Boekhouden.
Hoe werkt het vooraf invullen?
We gebruiken je Vivid-transacties en -ontvangsten als boekingen, die je op elk gewenst moment kunt aanpassen. De transacties die je niet hebt gecontroleerd of goedgekeurd in de boekhouding komen niet in de belastingaangiften.
Let op: je ontvangstbewijzen worden gebruikt om gegevens in de belastingaangifte vooraf in te vullen. De ontvangstbewijzen worden niet bij de belastingaangifte gevoegd wanneer ze worden ingediend bij het Finanzamt.
Transacties bekijken en bewerken
Kies de categorie van de inkomsten/uitgaven
Kies het land van de klant/verkoper
Selecteer de toegepaste btw:
Binnenlandse verkoop 19%
Binnenlandse verkoop 7% (bijv. bepaalde creatieve/gedrukte werken, voedsel, boeken - controleer toepasselijkheid)
Er is geen btw betaald (bijv. EU-verleggingsregeling)
Btw-vrijgestelde output (bijv. bepaalde §4 UStG-activiteiten; geen btw in rekening gebracht)
Upload het ondersteunend document
De app zorgt voor de toewijzing van de UStVA. Je hoeft de regelcodes niet te kennen - kies gewoon de juiste categorieën.
Verlegging gebruiken:
Verleggingsregeling betekent dat je btw verschuldigd bent over de aankoop, en dat je voor hetzelfde bedrag btw kunt terugvorderen als het aftrekbaar is.
Veel voorkomende gevallen voor freelancers - EU B2B digitale diensten/advertenties/SaaS (bijv. Google Ads, Meta, Figma): facturen van leveranciers zonder Duitse btw, vermelden meestal je USt-IdNr.
Hoe categoriseren in Vivid:
Open de transactie.
Kies het land van de verkoper
Als de verkoper zich in de EU bevindt, verandert de btw-invoer
Kies of er btw is betaald en wat de btw zou zijn als de dienst/het product in eigen land zou worden gekocht.
Verlegging van zakelijke kosten heeft geen invloed op de btw die je aan de belastingdienst moet betalen als je GEEN Kleinunternehmer bent.
Bijvoorbeeld:
Factuur € 100. Leverancier rekent geen btw.
App boekt € 19 aan btw die is verschuldigd aan het Finanzamt via verlegging.
Dezelfde € 19 worden behandeld als voorbelasting.
Netto-effect = € 0 op de verschuldigde belasting (maar beide zijden worden gerapporteerd).
4. Voeg ontbrekende transacties toe die je wilt opnemen in het belastingrapport
Sommige van je verkopen en uitgaven kunnen buiten je Vivid-rekening plaatsvinden. Je kunt ze nog steeds aangeven via Vivid Tax.
Optie 1. Voeg de transacties één voor één handmatig toe
Upload een document of voer gegevens handmatig in. Elke transactieparameter kan worden gewijzigd, zodat je een brede dekking van btw-scenario's hebt.
Optie 2. Voeg een andere bankrekening toe
Als je rekeningen hebt bij meerdere banken, kun je deze toevoegen aan Vivid via open-banking.
5. Je opbrengst valideren
Je kunt de aangifte op twee verschillende manieren bekijken.
De eerste weergave bevat beschrijvingen van specifieke regels in je belastingaangifte. Door erop te klikken, zie je de exacte boekingen die in deze belastingcategorie vallen.
In het scherm Controleren kun je ook de ingevulde aangifte bekijken die zal worden ingediend bij het Finanzamt.
Als alles er goed uitziet, ga je verder.
6. Indienen vanuit de app
Lees de verklaring en bevestig.
Tik op Indienen. Je UStVA wordt elektronisch verzonden - een persoonlijke Elster-login is niet nodig.
Als je wilt, kun je de bevestiging ook downloaden voor je administratie.
Gefeliciteerd, een kopzorg minder voor vandaag.
7. Na indienen: betalen of terugbetaling afwachten
Als betaling verschuldigd is:
Je dient te betaling over te maken aan het Finanzamt. Maak de overschrijving vóór de vervaldatum!
Als je een SEPA-mandaat (automatische incasso) hebt - zal het Finanzamt het geld automatisch afschrijven.
Bij geen SEPA-toestemming - handmatig overboeken naar de bankrekening van je Finanzamt met vermelding van het Steuernummer en de aangiftenaam/periode in de betalingsreferentie (bijv. "22/333/55555. USt Q2-25".
Als een restitutie te verwachten is:
Wacht op verwerking; de timing verschilt per Finanzamt.
Kan ik mijn belastingformulier exporteren?
Ja, je kunt alle in-app documenten exporteren door het volgen van de stappen hier.