Du kannst jetzt Genehmigungen anpassen und festlegen, dass bestimmte Zahlungen von einer anderen Person in deinem Team geprüft werden müssen, bevor das Geld dein Konto verlässt. Du legst die Regeln einmalig unter Zahlungen → Genehmigungsregeln fest, und jede übereinstimmende Zahlung folgt ihnen ab diesem Zeitpunkt automatisch.
Verfügbarkeit
Juristische Personen: Enterprise, Enterprise+
Freiberufler: Pro+
Verfügbar sowohl im Web Interface als auch in der Vivid Money App.
Was kann ich einrichten?
Du kannst Regeln der folgenden Art erstellen: „Wenn diese Person (oder jemand mit dieser Rolle oder jemand im Team) eine Zahlung erstellt, muss sie von diesen Personen genehmigt werden." Eine Regel kann mehrere Genehmigungen erfordern, eine nach der anderen — zum Beispiel zuerst eine beliebige Rolle, dann der Inhaber.
Wer kann Genehmigungsregeln einrichten?
Die Rollen Inhaber und Admin.
Wie erstelle ich eine Regel?
Gehe zu Zahlungen → Genehmigungsregeln und wähle Neue Genehmigungsregel hinzufügen.
Wähle aus, für wen die Regel gilt (der Initiator) — eine bestimmte Person, eine Rolle oder alle.
Füge einen Genehmigungsschritt hinzu und wähle, wer ihn genehmigen muss — wähle Rollen und/oder bis zu 10 Personen aus.
Füge demselben Schritt einen weiteren Genehmiger hinzu, wenn du zwei (oder mehr) Genehmigungen auf dieser Stufe benötigst, oder füge einen weiteren Schritt hinzu, wenn die Genehmigungen nacheinander erfolgen sollen.
Speichere die Regel — sie gilt ab diesem Zeitpunkt für alle neuen übereinstimmenden Zahlungen.
Kann ich zulassen, dass eine von mehreren Personen genehmigt?
Ja. Du kannst in demselben Schritt mehrere Personen oder Rollen als Alternativen auflisten — die erste Person, die genehmigt, reicht für diesen Schritt aus.
Kann ich meine eigene Zahlung genehmigen?
Nein. Die Person, die eine Zahlung erstellt, kann sie nie selbst genehmigen — das macht die Kontrolle erst sinnvoll.
Was passiert, wenn ich die einzige Person bin, die meine eigene Zahlung genehmigen könnte?
In diesem Fall wird die Zahlung automatisch ausgeführt. Es ist niemand anderes verfügbar, also wird sie nicht aufgehalten, um auf eine Genehmigung zu warten, die nicht erfolgen kann.
Kann ich dieselbe Zahlung zweimal genehmigen?
Nein. Jede Person kann eine Zahlung nur einmal freigeben, auch wenn die Regel mehrere Schritte umfasst.
Was passiert mit einer Zahlung, während sie auf eine Genehmigung wartet?
Sie erscheint in deiner Zahlungsliste als Entwurf, der auf eine Genehmigung wartet, und die Personen, die sie genehmigen müssen, werden benachrichtigt. Es wird nichts gesendet, bis die letzte erforderliche Genehmigung vorliegt.
Kann ich mehrere Zahlungen gleichzeitig genehmigen?
Ja. Wenn du eine Gruppe von Zahlungen auswählst, werden alle vollständig genehmigten Zahlungen ausgeführt; alle, die noch eine weitere Genehmigung benötigen, bleiben in der Warteschleife — mit deiner bereits erfassten Genehmigung.
Was passiert, wenn eine Zahlung abgelehnt wird?
Die Zahlung wird sofort gestoppt und als abgelehnt markiert — weitere Genehmigungen sind nicht mehr möglich. Die ablehnende Person kann einen kurzen Grund angeben.
Kann eine Zahlung, die auf eine Genehmigung wartet, storniert werden?
Ja. Die Person, die sie erstellt hat, kann sie jederzeit stornieren, ebenso wie der Inhaber oder ein Admin.
Wenn ich eine Regel ändere, betrifft das Zahlungen, die bereits auf eine Genehmigung warten?
Nein. Zahlungen, die bereits auf eine Genehmigung warten, folgen weiterhin der Regel, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung galt. Deine Änderungen gelten nur für Zahlungen, die nach dem Speichern erstellt werden.
Kann ich eine Regel deaktivieren, ohne sie zu löschen?
Ja — du kannst eine Regel deaktivieren und später wieder aktivieren oder sie vollständig löschen, wenn du sie nicht mehr benötigst.
Gibt es eine Aufzeichnung, wer was genehmigt hat?
Ja. Du kannst sehen, wer wann genehmigt hat, sowie etwaige Ablehnungen oder Stornierungen.
Gelten Genehmigungsregeln für alle Zahlungen?
Genehmigungsregeln gelten für SEPA- und SWIFT-Zahlungen und umfassen auch Rechnungen, die du zur Zahlung hochlädst. Bitte beachte, dass Zahlungen in Fremdwährungen nicht den von dir festgelegten Genehmigungsregeln unterliegen.
Was passiert, wenn keine Regel auf meine Zahlung zutrifft?
Es gibt immer eine Ausweichlösung: Die Zahlung benötigt weiterhin die Genehmigung des Inhabers oder eines Admins. Zahlungen aus deinem Team müssen genehmigt werden, es sei denn, die sendende Person hat bereits dieses Recht.