Du hast etwas für das Unternehmen mit deinem eigenen Geld bezahlt? Mit Erstattungen kannst du den Betrag über dein Vivid Business Konto zurückfordern. Du reichst einen Antrag mit dem Beleg ein, eine genehmigende Person prüft ihn, und sobald er genehmigt ist, zahlt dir ein Teammitglied mit Zahlungsrechten den Betrag vom Geschäftskonto zurück.
Verfügbarkeit
Nur in der Weboberfläche von Vivid Business verfügbar.
Wir führen Erstattungen schrittweise ein. Daher siehst du die Funktion möglicherweise nicht sofort in deinem Konto.
Während der schrittweisen Einführung ist die Funktion derzeit in allen Tarifen verfügbar.
Wer kann was?
Jedes Teammitglied kann Erstattungsanträge für eigene Ausgaben beim Geschäftskonto einreichen und die eigenen Anträge einsehen.
Genehmigende Personen werden von einem Admin oder Inhaber benannt. Dabei lassen sich beliebige Rollen und namentlich genannte Personen kombinieren. Genehmigende Personen sehen alle Anträge im Unternehmen und können sie genehmigen, ablehnen oder weitere Details anfordern.
Admins und Inhaber legen die Richtlinienregeln fest, verwalten die Liste der Kategorien und sehen alle Anträge im Unternehmen. Anträge genehmigen oder ablehnen können sie aber nur, wenn sie als genehmigende Person benannt sind.
Zahlende Personen sind Teammitglieder, die SEPA- oder SWIFT-Zahlungen veranlassen können und Zugriff auf das Konto haben, von dem das Geld gezahlt wird. Sie zahlen genehmigte Anträge aus.
Wie richte ich mein Auszahlungskonto ein?
Bevor du deinen ersten Antrag einreichst, füge das Konto hinzu, auf das du das Geld zurückbekommen möchtest. Es muss ein europäisches Konto (EUR) sein.
Als Name des Zahlungsempfängers ist immer dein eigener Name eingetragen. Er kann nicht geändert werden. Ein Antrag kann nur an die Person ausgezahlt werden, die ihn eingereicht hat.
Du kannst dein Auszahlungskonto jederzeit ersetzen.
Wie reiche ich einen Antrag ein?
Öffne in der Weboberfläche im linken Seitenmenü „Erstattungen“.
Gib Betrag und Währung, das Datum der Ausgabe, eine Kategorie, den Händler und eventuelle Notizen ein.
Hänge bis zu 3 Dokumente an, zum Beispiel den Beleg oder die Rechnung. Unterstützte Formate: PDF, JPEG oder PNG, jeweils max. 10 MB.
Reiche den Antrag ein. Wenn du noch nicht fertig bist, wird der Antrag als Entwurf gespeichert, damit du ihn später abschließen kannst.
Bitte beachte: Nach dem ersten Einreichen kannst du den Betrag nicht mehr ändern, und einen eingereichten Antrag kannst du nicht zurückziehen.
Wie genehmige ich einen Antrag?
Alle genehmigenden Personen sehen einen eingereichten Antrag gleichzeitig – er wird nicht einer einzelnen Person zugewiesen. Die erste genehmigende Person, die handelt, trifft die Entscheidung. Öffnet danach eine andere genehmigende Person den Antrag, sieht sie den aktuellen Status und wer entschieden hat.
Für jeden Antrag kann eine genehmigende Person:
Den Antrag genehmigen.
Den Antrag ablehnen.
Details anfordern – ein Kommentar ist Pflicht. Die einreichende Person liest den Kommentar, korrigiert den Antrag und reicht ihn erneut ein. Die genehmigende Person, die nachgefragt hat, wird benachrichtigt, sobald der Antrag zurückkommt.
Wie lege ich Richtlinienregeln für Erstattungen fest?
Admins und Inhaber können Regeln festlegen, anhand derer jeder Antrag geprüft wird:
Betragsschwellen, ab denen ein Beleg oder Notizen erforderlich sind
Schwellen pro Kategorie
Eine Frist für das Einreichen eines Antrags nach dem Datum der Ausgabe
Ob genehmigende Personen ihre eigenen Anträge genehmigen dürfen
Jede Regel lässt sich deaktivieren. Für jede Regel entscheidest du, ob sie das Einreichen des Antrags blockiert (die Fehlermeldung nennt die Regel) oder nur eine Warnung anzeigt.
Admins und Inhaber verwalten außerdem die Liste der Ausgabenkategorien. Eine Kategorie, die bereits in bestehenden Anträgen verwendet wird, bleibt erhalten und wird nicht gelöscht.
Wie zahle ich einen genehmigten Antrag aus?
Die Genehmigung eines Antrags löst noch keine Zahlung aus. Sobald ein Antrag genehmigt ist, sehen Teammitglieder, die SEPA- oder SWIFT-Zahlungen veranlassen können und Zugriff auf das Konto haben, von dem gezahlt wird, einen Zahlungsentwurf im Bereich „Zahlungen“.
Dadurch öffnet sich das gewohnte Überweisungsformular. Empfänger (das Auszahlungskonto der einreichenden Person) und Verwendungszweck sind bereits ausgefüllt und können nicht geändert werden.
Bei Anträgen in EUR ist auch der Betrag festgelegt.
Du kannst wählen, von welchem Konto das Geld gezahlt wird.
Deine Regeln für Zahlungsgenehmigungen und die übliche Zahlungsbestätigung gelten auch für die Auszahlung.
Was bedeuten die Antragsstatus?
Der Antrag erhält den Status Bezahlt, sobald die Überweisung abgeschlossen ist.
Wenn die Überweisung fehlschlägt oder zurückgebucht wird oder der Zahlungsentwurf bei den Zahlungsgenehmigungen abgelehnt oder gelöscht wird, wird die Auszahlung als fehlgeschlagen markiert. Der Antrag bleibt unbezahlt, und die Schaltfläche „Bezahlen“ ist wieder verfügbar.
Jeder Antrag hat einen vollständigen Verlauf, wer wann was getan hat. Dieser Verlauf kann nicht bearbeitet werden.