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¿Qué es la función Bill Inbox y cómo funciona?

Actualizado ayer

La función Bill Inbox facilita la recepción y gestión de facturas de tus proveedores, acreedores o socios. Al compartir una dirección de correo electrónico dedicada proporcionada por nosotros, puedes agilizar el proceso de facturación con un esfuerzo mínimo.

Cuando los proveedores envían facturas como archivos adjuntos a esta dirección, nuestro sistema las carga automáticamente en tu cuenta empresarial, incluidos los detalles de pago pertinentes, listas para su revisión en la sección Bill Inbox.

Beneficios clave:

  • Ahorra tiempo: no es necesario recopilar y subir manualmente las facturas una por una.

  • Mantén el orden: controla fácilmente las fechas de vencimiento, pagos pendientes y montos totales.

  • Reduce errores: evita errores al omitir la entrada manual de datos y la carga de facturas irrelevantes.

¿Cómo funciona?

Puedes seguir los siguientes pasos tanto en la interfaz web como en la aplicación móvil:

  1. Desde la página principal, accede a la sección Pagos.

  2. Comparte tu dirección de correo electrónico dedicada:

    • Formato: {nombredecuenta}@ap.vivid.money

    • Nota: esta dirección es distinta de la utilizada para iniciar sesión en tu cuenta.

  3. Recibe las facturas:

    • La dirección dedicada debe estar al menos en CC.

    • Las facturas deben estar adjuntas al correo electrónico en uno de los formatos aceptados.

    • Puedes enviar varias facturas en un solo correo.

  4. Procesamiento automático:

    • El sistema clasifica automáticamente las facturas en:

      • Bill Inbox: en espera de revisión

      • Aprobaciones pendientes: revisadas por compañeros, pendientes de aprobación por parte de un Propietario o Administrador

      • Pagadas este mes: procesadas o pagadas durante el mes actual

  5. Revisión y pago:

    • Los datos de pago (destinatario, importe, cuenta origen) están prellenados, pero se pueden editar.

    • Si eres Propietario, Administrador o Asistente, puedes revisar las facturas e iniciar los pagos.

    • Si eres Asistente, los pagos deben ser aprobados por un Administrador o Propietario.

    • Los Empleados solo pueden enviar facturas a la Bill Inbox.

Criterios para el procesamiento de facturas:

  • Tipos de archivo: PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML

  • Tamaño máximo del archivo: menos de 10 MB

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