La función Bill Inbox facilita la recepción y gestión de facturas de tus proveedores, acreedores o socios. Al compartir una dirección de correo electrónico dedicada proporcionada por nosotros, puedes agilizar el proceso de facturación con un esfuerzo mínimo.
Cuando los proveedores envían facturas como archivos adjuntos a esta dirección, nuestro sistema las carga automáticamente en tu cuenta empresarial, incluidos los detalles de pago pertinentes, listas para su revisión en la sección Bill Inbox.
Beneficios clave:
Ahorra tiempo: no es necesario recopilar y subir manualmente las facturas una por una.
Mantén el orden: controla fácilmente las fechas de vencimiento, pagos pendientes y montos totales.
Reduce errores: evita errores al omitir la entrada manual de datos y la carga de facturas irrelevantes.
¿Cómo funciona?
Puedes seguir los siguientes pasos tanto en la interfaz web como en la aplicación móvil:
Desde la página principal, accede a la sección Pagos.
Comparte tu dirección de correo electrónico dedicada:
Formato: {nombredecuenta}@ap.vivid.money
Nota: esta dirección es distinta de la utilizada para iniciar sesión en tu cuenta.
Recibe las facturas:
La dirección dedicada debe estar al menos en CC.
Las facturas deben estar adjuntas al correo electrónico en uno de los formatos aceptados.
Puedes enviar varias facturas en un solo correo.
Procesamiento automático:
El sistema clasifica automáticamente las facturas en:
Bill Inbox: en espera de revisión
Aprobaciones pendientes: revisadas por compañeros, pendientes de aprobación por parte de un Propietario o Administrador
Pagadas este mes: procesadas o pagadas durante el mes actual
Revisión y pago:
Los datos de pago (destinatario, importe, cuenta origen) están prellenados, pero se pueden editar.
Si eres Propietario, Administrador o Asistente, puedes revisar las facturas e iniciar los pagos.
Si eres Asistente, los pagos deben ser aprobados por un Administrador o Propietario.
Los Empleados solo pueden enviar facturas a la Bill Inbox.
Criterios para el procesamiento de facturas:
Tipos de archivo: PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML
Tamaño máximo del archivo: menos de 10 MB