La Boîte de réception des factures facilite la réception et la gestion des factures de vos fournisseurs, créanciers ou partenaires. En partageant une adresse e-mail dédiée fournie par nos soins, vous pouvez simplifier le traitement des factures avec un minimum d'efforts.
Lorsque vos fournisseurs envoient des factures en pièce jointe à cet e-mail, notre système les télécharge automatiquement sur votre compte professionnel, avec les détails de paiement, prêtes à être examinées dans la section “Réception des factures”.
Avantages clés :
Gagnez du temps : plus besoin de collecter et de télécharger manuellement les factures une par une.
Restez organisé·e : suivez facilement les échéances, les paiements en attente et les montants totaux.
Réduisez les erreurs : évitez les erreurs grâce à la saisie automatique des détails de paiement et au tri des pièces non pertinentes.
Comment ça marche ?
Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous dans l’interface web et sur l’application mobile.
Depuis la page d’accueil, accédez à la section Paiements
Partagez votre adresse e-mail dédiée :
Format : {nom de votre compte professionnel}@ap.vivid.money Remarque : cette adresse e-mail est distincte de celle utilisée pour vous connecter à votre compte professionnel.
3. Recevez les factures :
L’adresse e-mail dédiée doit apparaître au moins en CC.
Les factures doivent être jointes sous forme de fichiers répondant aux critères ci-dessous
Plusieurs factures peuvent être envoyées dans un seul e-mail
4. Traitement automatique :
Notre système reconnaît et télécharge automatiquement les factures dans la
section appropriée, en les classant dans :
Boîte de réception des factures : Factures à examiner.
Approbations en attente : Factures vérifiées par des collègues mais en attente d’approbation par un Titulaire ou un Admin.
Payées ce mois-ci : Factures traitées ou payées durant le mois en cours.
5. Vérifiez et payez :
Les détails de paiement, y compris les informations du destinataire, le montant et le compte source, sont préremplis mais peuvent être modifiés.
Si vous êtes Titulaire, Admin ou Assistant·e, vous pouvez examiner les factures et initier les paiements. Si vous êtes Assistant·e, les paiements doivent être approuvés par un Admin ou un·e Titulaire. Les Employé·e·s peuvent uniquement envoyer des factures à la Boîte de réception des factures.
Critères de traitement des factures
Les factures envoyées à l’adresse e-mail dédiée doivent respecter les critères suivants :
Types de fichiers : PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML
Taille maximale : moins de 10 Mo