La fonctionnalité Bill Inbox facilite la réception et la gestion des factures de vos fournisseurs, créanciers ou partenaires. En partageant une adresse e-mail dédiée fournie par nous, vous pouvez simplifier le processus de facturation avec un minimum d'effort.
Lorsque vos fournisseurs envoient des factures en pièces jointes à cette adresse, notre système les télécharge automatiquement sur votre compte professionnel, y compris les détails de paiement pertinents, prêtes à être examinées dans la section Bill Inbox.
Avantages clés :
Gagner du temps : plus besoin de collecter et de télécharger manuellement les factures une par une.
Rester organisé : suivez facilement les dates d'échéance, les paiements en attente et les montants totaux.
Réduire les erreurs : minimiser les erreurs en évitant la saisie manuelle des détails de paiement et le téléchargement de factures non pertinentes.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous dans l'interface web et l'application mobile :
Depuis la page d'accueil, accédez à la section Paiements.
Partagez votre adresse e-mail dédiée :
Format : {nomdevotrecompte}@ap.vivid.money
Remarque : Cette adresse est distincte de celle utilisée pour se connecter à votre compte.
Recevez les factures :
L'adresse doit apparaître au moins en CC.
Les factures doivent être jointes à l'e-mail sous forme de fichiers répondant aux critères ci-dessous.
Plusieurs factures peuvent être envoyées dans un même e-mail.
Traitement automatique :
Notre système classe automatiquement les factures dans :
Bill Inbox : factures en attente de révision
En attente d’approbation : révisées par des collègues, en attente de validation d’un Propriétaire ou Admin
Payées ce mois-ci : factures traitées ou payées durant le mois en cours
Révisez et payez :
Les détails de paiement (destinataire, montant, compte source) sont pré-remplis, mais modifiables.
Si vous êtes Propriétaire, Administrateur ou Assistant, vous pouvez réviser les factures et initier les paiements.
Si vous êtes Assistant, les paiements doivent être approuvés par un Administrateur ou Propriétaire.
Les Employés peuvent uniquement envoyer des factures à la Bill Inbox.
Critères de traitement des factures :
Types de fichiers : PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML
Taille maximale : moins de 10 Mo