Vous pouvez désormais personnaliser les approbations et décider que certains paiements doivent être examinés par une autre personne de votre équipe avant que l'argent ne quitte votre compte. Vous définissez les règles une seule fois, dans Paiements → Règles d'approbation, et chaque paiement correspondant les suit automatiquement à partir de ce moment.
Disponibilité
Personnes morales : Enterprise, Enterprise+
Freelances : Pro+
Disponible sur l'interface web et dans l'application Vivid Money.
Que puis-je configurer ?
Vous pouvez créer des règles de la forme suivante : « lorsque cette personne (ou toute personne ayant ce rôle, ou toute personne de l'équipe) crée un paiement, il doit être approuvé par ces personnes. » Une règle peut exiger plusieurs approbations, l'une après l'autre — par exemple, d'abord un rôle quelconque, puis le propriétaire.
Qui peut configurer des règles d'approbation ?
Les rôles Propriétaire et Admin.
Comment créer une règle ?
Accédez à Paiements → Règles d'approbation et sélectionnez Ajouter une nouvelle règle d'approbation.
Choisissez à qui la règle s'applique (l'initiateur) — une personne spécifique, un rôle ou tout le monde.
Ajoutez une étape d'approbation et choisissez qui doit l'approuver — sélectionnez des rôles et/ou jusqu'à 10 personnes.
Ajoutez un autre approbateur à la même étape si vous souhaitez deux approbations (ou plus) à ce stade, ou ajoutez une autre étape si vous souhaitez que les approbations se fassent l'une après l'autre.
Enregistrez la règle — elle s'applique à tout nouveau paiement correspondant à partir de ce moment.
Puis-je autoriser l'une de plusieurs personnes à approuver ?
Oui. Vous pouvez lister plusieurs personnes ou rôles comme alternatives dans la même étape — la première à approuver suffit pour cette étape.
Puis-je approuver mon propre paiement ?
Non. La personne qui crée un paiement ne peut jamais l'approuver elle-même — c'est ce qui rend le contrôle significatif.
Que se passe-t-il si je suis la seule personne à pouvoir approuver mon propre paiement ?
Dans ce cas, le paiement est effectué automatiquement. Il n'y a personne d'autre disponible, donc il n'est pas bloqué en attente d'une approbation qui ne peut pas avoir lieu.
Puis-je approuver le même paiement deux fois ?
Non. Chaque personne ne peut valider un paiement qu'une seule fois, même si la règle comporte plusieurs étapes.
Que se passe-t-il avec un paiement en attente d'approbation ?
Il apparaît dans votre liste de paiements comme un brouillon en attente d'approbation, et les personnes qui doivent l'approuver sont notifiées. Rien n'est envoyé tant que la dernière approbation requise n'a pas été obtenue.
Puis-je approuver plusieurs paiements à la fois ?
Oui. Si vous sélectionnez un lot de paiements, tout ce qui est entièrement approuvé est payé ; tout ce qui nécessite encore une autre approbation reste en attente, avec votre approbation déjà enregistrée.
Que se passe-t-il si un paiement est rejeté ?
Le paiement est immédiatement arrêté et marqué comme rejeté — aucune autre approbation n'est possible. La personne qui rejette peut ajouter une brève raison.
Un paiement en attente d'approbation peut-il être annulé ?
Oui. La personne qui l'a créé peut toujours l'annuler, tout comme le Propriétaire ou un Admin.
Si je modifie une règle, cela affecte-t-il les paiements déjà en attente d'approbation ?
Non. Les paiements déjà en attente d'approbation continuent de suivre la règle telle qu'elle était au moment de leur création. Vos modifications ne s'appliquent qu'aux paiements créés après leur enregistrement.
Puis-je désactiver une règle sans la supprimer ?
Oui — vous pouvez désactiver une règle et la réactiver ultérieurement, ou la supprimer entièrement si vous n'en avez plus besoin.
Existe-t-il un historique de qui a approuvé quoi ?
Oui. Vous pouvez voir qui a approuvé et quand, ainsi que tout rejet ou annulation.
Tous les paiements sont-ils soumis aux règles d'approbation ?
Les règles d'approbation s'appliquent aux paiements SEPA et SWIFT, et couvrent également les factures que vous téléchargez pour paiement. Veuillez noter que les paiements en devises étrangères ne sont pas soumis aux règles d'approbation que vous avez configurées.
Que se passe-t-il si aucune règle ne correspond à mon paiement ?
Il existe toujours une solution de repli : le paiement nécessite quand même l'approbation du Propriétaire ou d'un Admin. Les paiements de votre équipe nécessitent une approbation, sauf si la personne qui les envoie dispose déjà de ce droit.