Vous avez payé quelque chose pour l'entreprise avec votre propre argent ? Avec Remboursements, vous pouvez en demander le remboursement depuis votre compte Vivid Business. Vous soumettez une demande avec le justificatif, un approbateur l'examine et, une fois la demande approuvée, un membre de l'équipe disposant des droits de paiement vous rembourse depuis le compte professionnel.
Disponibilité
Disponible uniquement sur l'interface web de Vivid Business.
Nous déployons Remboursements progressivement. Il est donc possible que la fonctionnalité n'apparaisse pas tout de suite dans votre compte.
Pendant ce déploiement progressif, elle est actuellement disponible avec toutes les offres.
Qui peut faire quoi ?
Chaque membre de l'équipe peut soumettre au compte professionnel des demandes de remboursement pour ses propres dépenses et consulter ses propres demandes.
Les approbateurs sont désignés par un Administrateur ou un Propriétaire, qui peut choisir toute combinaison de rôles et de personnes nommément désignées. Les approbateurs voient toutes les demandes de l'entreprise et peuvent les approuver, les refuser ou demander des précisions.
Les Administrateurs et Propriétaires définissent les règles de la politique de remboursement, gèrent la liste des catégories et voient toutes les demandes de l'entreprise, mais ne peuvent approuver ou refuser des demandes que s'ils ont été désignés comme approbateurs.
Les payeurs sont les membres de l'équipe qui peuvent initier des paiements SEPA ou SWIFT et qui ont accès au compte à partir duquel l'argent est versé. Ce sont eux qui paient les demandes approuvées.
Comment configurer mon compte de versement ?
Avant de soumettre votre première demande, ajoutez le compte sur lequel vous souhaitez être remboursé. Il doit s'agir d'un compte européen (EUR).
Le nom du bénéficiaire est toujours votre propre nom et ne peut pas être modifié. Une demande ne peut être versée qu'à la personne qui l'a soumise.
Vous pouvez remplacer votre compte de versement à tout moment.
Comment soumettre une demande ?
Ouvrez Remboursements depuis le panneau de gauche de l'interface web.
Saisissez le montant et la devise, la date de la dépense, une catégorie, le commerçant et, le cas échéant, des notes.
Joignez jusqu'à 3 documents, comme le reçu ou la facture. Formats acceptés : PDF, JPEG ou PNG, 10 Mo maximum chacun.
Soumettez la demande. Si vous n'êtes pas encore prêt, la demande est enregistrée comme brouillon pour que vous puissiez la terminer plus tard.
Remarque : vous ne pouvez pas modifier le montant après la première soumission d'une demande, et vous ne pouvez pas retirer une demande soumise.
Comment approuver une demande ?
Tous les approbateurs voient une demande soumise en même temps : elle n'est pas attribuée à une seule personne. Le premier approbateur qui agit prend la décision. Si un autre approbateur ouvre la demande ensuite, il voit son statut actuel et qui a pris la décision.
Pour chaque demande, un approbateur peut :
Approuver la demande.
Refuser la demande.
Demander des précisions : un commentaire est obligatoire. La personne qui a soumis la demande lit le commentaire, corrige la demande et la soumet à nouveau. L'approbateur qui a posé la question est notifié lorsque la demande revient.
Comment définir les règles de la politique de remboursement ?
Les Administrateurs et Propriétaires peuvent définir des règles que chaque demande doit respecter :
Des seuils de montant au-delà desquels un justificatif ou des notes sont obligatoires
Des seuils par catégorie
Un délai pour soumettre une demande après la date de la dépense
La possibilité ou non pour les approbateurs d'approuver leurs propres demandes
Chaque règle peut être désactivée. Pour chaque règle, vous décidez si elle empêche la soumission de la demande (le message d'erreur indique la règle concernée) ou si elle affiche seulement un avertissement.
Les Administrateurs et Propriétaires gèrent également la liste des catégories d'achat. Une catégorie déjà utilisée par des demandes existantes est conservée, et non supprimée.
Comment payer une demande approuvée ?
Approuver une demande ne la paie pas. Une fois la demande approuvée, les membres de l'équipe qui peuvent initier des paiements SEPA ou SWIFT et qui ont accès au compte de financement voient un brouillon de paiement dans la section Paiements.
Celui-ci ouvre le formulaire de virement habituel. Le bénéficiaire (le compte de versement de la personne qui a soumis la demande) et la référence du paiement sont pré-remplis et ne peuvent pas être modifiés.
Pour les demandes en EUR, le montant est également verrouillé.
Vous pouvez choisir le compte à partir duquel l'argent est versé.
Vos règles d'approbation des paiements et la confirmation de paiement habituelle s'appliquent également au versement.
Que signifient les statuts des demandes ?
La demande passe au statut Payée une fois le virement effectué.
Si le virement échoue ou est retourné, ou si le brouillon de paiement est refusé ou supprimé dans les approbations de paiement, le versement est marqué comme échoué. La demande reste impayée et le bouton Payer redevient disponible.
Chaque demande conserve un historique complet indiquant qui a fait quoi et quand. Cet historique ne peut pas être modifié.