Het bijhouden en beheren van zakelijke uitgaven is essentieel voor een effectief financieel overzicht. Vivid Business maakt het bijhouden van uitgaven eenvoudig met realtime meldingen, goedkeuring van overboekingen, bijlagen, bestedingslimieten, declaraties van voorgeschoten uitgaven en koppelingen met je boekhoudsoftware – allemaal in één overzichtelijke zakelijke rekening.
Zo helpt Vivid Business je je uitgaven te beheren
Realtime meldingen
Blijf op de hoogte van alle inkomende en uitgaande transacties met directe meldingen, in de app of per e-mail, voor overschrijvingen die door jou of je teamleden zijn geïnitieerd. Monitor alle activiteiten moeiteloos vanaf elke locatie. Pas je meldingen aan om updates alleen in-app te ontvangen of zowel via de app als via e-mail.Goedkeuring overschrijving workflow
Ons tweestaps-goedkeuringsproces voor overschrijvingen omvat aanvragen en beoordelingen van overschrijvingen en zorgt ervoor dat het vierogenprincipe wordt nageleefd. Assistenten hebben goedkeuring nodig van een Eigenaar of Admin, terwijl Eigenaren en Admins ervoor kunnen kiezen om goedkeuring te vragen of om direct door te gaan met de overschrijving.
Belangrijkste voordelen van goedkeuring van overschrijving:Dubbele verificatie: Biedt een extra laag van nauwkeurigheid voor uitgaande betalingen.
Taakdelegatie: Stel teamleden aan, zoals financieel managers, om toezicht te houden op de dagelijkse transacties, terwijl je de controle behoudt door middel van vereiste goedkeuringen.
Facturen bijvoegen voor nauwkeurige administratie
Het bijhouden van facturen en ontvangstbewijzen voor elke transactie is van vitaal belang. Met de functie voor het uploaden van documenten kun je eenvoudig verwijzen naar essentiële documenten bij transacties, waardoor menselijke fouten worden voorkomen en alle bestanden op één plek staan.Assistenten kunnen betalingsbewijzen uploaden voor boekhoudkundige of juridische doeleinden.
Admins en Eigenaren kunnen bonnetjes en facturen bekijken in de zakelijke rekening.
Alle teamleden kunnen documenten bekijken, downloaden of verwijderen als dat nodig is en documenten rechtstreeks uploaden vanaf de initiatiefnemer van de transactie voor eenvoudig bestandsbeheer.
Aanpasbare rekeningoverzichten
Download je rekeningoverzicht op elk gewenst moment in PDF-, XML (CAMT.053), MT940- of CSV-formaat, compatibel met de meeste boekhoudsoftware. Afschriften aanpassen op basis van:Rekening: Selecteer specifieke geldrekeningen.
Periode: Kies de huidige maand, vorige maand, kwartaal (Q1-Q4) of aangepaste data.
Taal: Verklaringen zijn beschikbaar in het Engels, Nederlands, Frans, Duits, Italiaans en Spaans.
Voor de CSV-indeling kun je verder gaan door de datumnotatie, scheidingstekens tussen getallen en kolommen aan te passen en specifieke gegevensvelden te kiezen om op te nemen.
Bijhouden van onkosten in realtime met boekhoudkundige integratie
Synchroniseer je zakelijke rekening rechtstreeks met boekhoudsoftware, zoals DATEV, sevDesk, Commitly, Finanzguru en Puls Project, voor het in realtime bijhouden van je uitgaven.Pasinstellingen en bestedingslimieten
Als Admin of Eigenaar kun je kaarten uitgeven aan teamleden, maandelijkse opname- en bestedingslimieten instellen en transactietoestemmingen aanpassen (bijv. online betalingen, contactloze betalingen, geldautomaatopnames). Je kunt volledige controle houden over kaartinstellingen en uitgaven, zelfs als je niet de kaarthouder bent.Declaraties van voorgeschoten uitgaven
Teamleden kunnen zakelijke uitgaven die ze met hun eigen geld hebben betaald terugvragen. Ze dienen in de webinterface een declaratie in met het bonnetje, een aangewezen goedkeurder beoordeelt deze en een teamlid met betalingsrechten betaalt het bedrag met één klik terug. Beheerders kunnen beleidsregels instellen, bijvoorbeeld wanneer een bonnetje verplicht is of een termijn voor het indienen van declaraties. Meer informatie vind je in dit artikel.