Met de Factureninbox-functie is het eenvoudiger om facturen van je leveranciers, crediteuren of partners te ontvangen en te beheren. Door een speciaal e-mailadres te delen dat door ons wordt verstrekt, kun je het factuurproces stroomlijnen met minimale inspanningen.
Wanneer je leveranciers facturen als bijlage naar deze e-mail sturen, uploadt ons systeem deze automatisch naar je zakelijke rekening, inclusief relevante betalingsgegevens, zodat je ze kunt bekijken in het gedeelte Factureninbox.
Belangrijkste voordelen:
Bespaar tijd: Je hoeft facturen niet één voor één handmatig te verzamelen en te uploaden.
Blijf georganiseerd: Houd eenvoudig vervaldata, uitstaande betalingen en totaalbedragen bij.
Verminder fouten: Minimaliseer fouten door het handmatig invoeren van betalingsgegevens en het uploaden van irrelevante facturen over te slaan.
Hoe werkt het?
Je kunt de onderstaande stappen volgen in zowel de webinterface als de mobiele app.
Ga vanaf de startpagina naar het gedeelte Betalingen
Deel je speciale e-mailadres:
Formaat: {je zakelijke rekeningnaam}@ap.vivid.money Opmerking: Dit e-mailadres staat los van het e-mailadres dat je gebruikt om in te loggen op je zakelijke rekening.
Facturen ontvangen:
Het speciale e-mailadres moet op zijn minst in CC staan.
Facturen moeten bij de e-mail worden gevoegd als bestanden die voldoen aan de onderstaande criteria
Meerdere facturen kunnen in één e-mail worden verzonden
Automatische verwerking:
Ons systeem herkent en uploadt facturen automatisch naar de betreffende sectie en categoriseert ze in:Factureninbox Facturen die nog moeten worden beoordeeld.
In afwachting van goedkeuringen: Facturen gecontroleerd door teamgenoten, maar in afwachting van goedkeuring door een eigenaar of Admin.
Deze maand betaald: Facturen die tijdens de huidige maand zijn verwerkt of betaald.
Beoordelen en betalen:
Betalingsgegevens, waaronder informatie over de ontvanger, het bedrag en de bronrekening, zijn vooraf ingevuld, maar kunnen worden bewerkt.
Als je een Eigenaar, Admin of Assistent bent, kun je facturen bekijken en betalingen in gang zetten. Als je echter een Assistent bent, moeten betalingen worden goedgekeurd door een Admin of Eigenaar. Werknemers kunnen alleen facturen naar de Factureninbox sturen.
Criteria voor factuurverwerking
Facturen die naar de speciale e-mail worden gestuurd, moeten aan de volgende criteria voldoen:
Bestandstypen: PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML
Bestandsgrootte: Minder dan 10 MB