La fonctionnalité Bill Pay facilite la réception et la gestion des factures de vos fournisseurs, créanciers ou partenaires. En partageant une adresse e-mail dédiée fournie par nos soins, vous pouvez simplifier le processus de facturation avec un minimum d’effort.
Lorsque vos fournisseurs envoient des factures en pièce jointe à cette adresse e-mail, notre système les télécharge automatiquement sur votre compte professionnel, y compris les informations de paiement, prêtes à être examinées dans la section Bill Pay.
Principaux Avantages :
Gagnez du temps : Plus besoin de collecter et de télécharger manuellement les factures une par une.
Restez organisé : Suivez facilement les échéances, les paiements en attente et les montants totaux.
Réduisez les erreurs : Minimisez les risques d’erreurs lors de la saisie manuelle des informations de paiement ou du téléchargement d’une mauvaise facture.
Veuillez noter que cette fonctionnalité est actuellement disponible uniquement sur l’interface Web.
Comment cela fonctionne ?
Accédez à la section Bill Pay :
Depuis le menu latéral de l’interface Web.
Depuis la page d’accueil, cliquez sur Bill Pay.
Partagez votre adresse e-mail dédiée :
Format : {nom de votre compte professionnel}@ap.vivid.money.
Cette adresse e-mail est différente de celle utilisée pour vous connecter à votre compte professionnel.
Vos fournisseurs envoient les factures :
Les factures doivent être jointes à l’e-mail.
Ils peuvent ajouter l’adresse e-mail dédiée en CC.
Plusieurs factures peuvent être envoyées dans un seul e-mail.
Veillez à respecter les Critères des factures ci-dessous.
Traitement automatique :
Notre système reconnaît et télécharge automatiquement les factures dans la section Bill Pay, en les classant dans :Boîte de réception des factures : Factures en attente de revue.
Approbation requise : Factures nécessitant l’approbation d’un administrateur/propriétaire.
Payées ce mois-ci : Factures traitées ou payées durant le mois en cours.
Examinez et payez :
Tous les rôles peuvent examiner les factures et initier les paiements. Si vous êtes Assistant, les paiements doivent être approuvés par un Administrateur ou un Propriétaire.
Les détails de paiement (bénéficiaire, montant et compte source) sont pré-remplis mais peuvent être modifiés.
Critères des Factures
Les factures envoyées à l’adresse e-mail dédiée doivent respecter les critères suivants :
Types de fichiers : PDF, PNG, JPEG, JPG, HEIF, .XML
Taille du fichier : Moins de 10 Mo