Hai pagato qualcosa per l'azienda con i tuoi soldi? Con Rimborsi puoi richiederne il rimborso dal tuo conto Vivid Business. Invii una richiesta con la ricevuta, un approvatore la esamina e, una volta approvata, un membro del team con i permessi di pagamento ti rimborsa dal conto aziendale.
Disponibilità
Disponibile solo sull'interfaccia web di Vivid Business.
Stiamo introducendo Rimborsi gradualmente, quindi potresti non vedere subito la funzione nel tuo conto.
Durante questa introduzione graduale, è attualmente disponibile con tutti i piani tariffari.
Chi può fare cosa?
Ogni membro del team può inviare al conto aziendale richieste di rimborso per le proprie spese e vedere le proprie richieste.
Gli approvatori vengono nominati da un Amministratore o da un Proprietario, che può scegliere qualsiasi combinazione di ruoli e persone specifiche. Gli approvatori vedono tutte le richieste dell'azienda e possono approvarle, rifiutarle o chiedere maggiori dettagli.
Amministratori e Proprietari definiscono le regole della policy, gestiscono l'elenco delle categorie e vedono tutte le richieste dell'azienda, ma possono approvare o rifiutare le richieste solo se sono stati nominati approvatori.
I pagatori sono membri del team che possono avviare pagamenti SEPA o SWIFT e hanno accesso al conto da cui viene pagato il denaro. Sono loro a pagare le richieste approvate.
Come configuro il mio conto di accredito?
Prima di inviare la tua prima richiesta, aggiungi il conto su cui vuoi ricevere il rimborso. Deve essere un conto europeo (EUR).
Il nome del beneficiario è sempre il tuo nome e non può essere modificato. Una richiesta può essere pagata solo alla persona che l'ha inviata.
Puoi sostituire il tuo conto di accredito in qualsiasi momento.
Come invio una richiesta?
Apri Rimborsi dal pannello a sinistra nell'interfaccia web.
Inserisci importo e valuta, data della spesa, una categoria, l'esercente ed eventuali note.
Allega fino a 3 documenti, come la ricevuta o la fattura. Formati supportati: PDF, JPEG o PNG, max 10 MB ciascuno.
Invia la richiesta. Se non sei ancora pronto, la richiesta viene salvata come bozza così puoi completarla più tardi.
Nota: non puoi modificare l'importo dopo il primo invio di una richiesta e non puoi ritirare una richiesta inviata.
Come approvo una richiesta?
Tutti gli approvatori vedono una richiesta inviata nello stesso momento: non viene assegnata a una sola persona. Il primo approvatore che interviene prende la decisione. Se un altro approvatore apre la richiesta in seguito, ne vede lo stato attuale e chi ha deciso.
Per ogni richiesta, un approvatore può:
Approvare la richiesta.
Rifiutare la richiesta.
Chiedere dettagli: il commento è obbligatorio. Chi ha inviato la richiesta legge il commento, la corregge e la invia di nuovo. L'approvatore che ha chiesto i dettagli riceve una notifica quando la richiesta torna.
Come imposto le regole della policy di rimborso?
Amministratori e Proprietari possono impostare regole in base alle quali viene verificata ogni richiesta:
Soglie di importo oltre le quali sono obbligatorie una ricevuta o delle note
Soglie per categoria
Una scadenza per inviare una richiesta dopo la data della spesa
Se gli approvatori possono approvare le proprie richieste
Ogni regola può essere disattivata. Per ogni regola decidi se blocca l'invio della richiesta (il messaggio di errore indica la regola) o se mostra solo un avviso.
Amministratori e Proprietari gestiscono anche l'elenco delle categorie di acquisto. Una categoria già usata in richieste esistenti viene mantenuta, non eliminata.
Come pago una richiesta approvata?
Approvare una richiesta non equivale a pagarla. Una volta approvata la richiesta, i membri del team che possono avviare pagamenti SEPA o SWIFT e hanno accesso al conto di addebito vedono una bozza di pagamento nella sezione Pagamenti.
Si apre il consueto modulo di bonifico. Il destinatario (il conto di accredito di chi ha inviato la richiesta) e la causale sono già compilati e non possono essere modificati.
Per le richieste in EUR, anche l'importo è bloccato.
Puoi scegliere da quale conto viene pagato il denaro.
Le tue regole di approvazione dei pagamenti e la consueta conferma di pagamento si applicano anche al rimborso.
Cosa significano gli stati della richiesta?
La richiesta diventa Pagata una volta completato il bonifico.
Se il bonifico non va a buon fine o viene restituito, oppure se la bozza di pagamento viene rifiutata o eliminata nelle approvazioni dei pagamenti, il rimborso viene contrassegnato come non riuscito. La richiesta resta non pagata e il pulsante Paga torna disponibile.
Ogni richiesta conserva una cronologia completa di chi ha fatto cosa e quando. Questa cronologia non può essere modificata.